Gestione ciclo di vita Autobus aziendali | ARXivar

L'esigenza presentata dall'azienda cliente era quella di informatizzare le procedure di gestione del processo di acquisto e monitoraggio della flotta degli autobus, in modo da tenere sotto controllo l'intero ciclo di vita dei mezzi e catalogare la relativa documentazione, per potere accedere velocemente, all'occorrenza, alle informazioni utili alla gestione delle esigenze operative.

Il progetto si prefigge il raggiungimento degli obiettivi relativi al monitoraggio accurato del ciclo di vita dei mezzi, in particolare:

• Gestione delle richieste di acquisto dei mezzi;
• Gestione e monitoraggio dei mezzi acquistati;
• Dematerializzazione dei documenti relativi all'intero processo e, nello specifico, dei flussi inerenti i punti riportati sopra.

Partendo dalle esigenze esposte dal cliente in fase di analisi sono stati individuati e gestiti, con la piattaforma ARXivar Next, i processi elencati di seguito:

• Gestione richieste acquisto dei mezzi: la piattaforma ARXivar Next prevede la creazione delle richieste di acquisto dei mezzi attraverso gli step riportati di seguito:
  • Creazione della richiesta e gestione della relativa documentazione;
  • Richiesta formale di finanziamento, vale a dire gestione del processo relativo al finanziamento e successiva raccolta di informazioni e documenti correlati;
  • Richiesta approvvigionamento;
  • Acquisto auto-finanziato e relativa documentazione di delibera emessa dall'ufficio competente;
  • Gestione documentazione relativa a gare di acquisto in caso di mancanza di accordo quadro e correlata gestione del task per la raccolta e la composizione del capitolato;
  • Gestione invii ordini di acquisto ai fornitori tramite PEC con l'implementazione dell'ordine di acquisto mediante un template standard aziendale.
• Monitoraggio richieste attraverso una funzionalità resa disponibile agli utenti abilitati che possono vedere lo stato di avanzamento di ogni singola richiesta, oltre le principali informazioni raccolte durante il processo.
• Gestione dei mezzi acquistati: alla consegna di ogni singolo mezzo, il reparto engineering inserisce il dettaglio delle informazioni specifiche e ne innesca il processo di gestione, che prevede i seguenti step principali in carico a uffici differenti:
  • Test di accettazione (ufficio engineering) e gestione dell'accettazione del mezzo;
  • Pagamento della fattura (ufficio finance) al superamento del test di accettazione;
  • Immatricolazione (ufficio operation) e resa disponibile del mezzo con relativa documentazione.
• Monitoraggio dei mezzi grazie al quale gli utenti abilitati possono vedere lo stato, i dettagli e la relativa documentazione archiviata per ogni singolo mezzo.
• Organizzazione automatica dei documenti che vengono raccolti attraverso i flussi descritti sopra.
• Reportistica Accordo Quadro basata su un report .pdf con la raccolta di tutti gli Accordi Quadro e le informazioni relative al budget e al consumato per ognuno di essi. Il report è reso disponibile mensilmente mediante notifica e-mail agli utenti degli uffici engineering e finance.

Grazie all'implementazione di ARXivar NEXT quale efficace strumento operativo per la gestione del ciclo di vita degli autobus, il cliente dispone ora di un sistema mirato alla gestione della flotta dei mezzi aziendali, con informazioni puntuali a copertura delle fasi comprese tra la richiesta di acquisto dei mezzi e il monitoraggio ricorsivo dei mezzi acquistati.

• Processi di lavoro standardizzati e semplificati, con conseguente miglioramento del monitoraggio.
• Riduzione sensibile dei documenti cartacei e conseguente eliminazione delle ricerche manuali e di archivio, con accresciuta rapidità nelle ricerche delle informazioni.
• Riduzione dei tempi di approvazione relativo alle richieste di acquisto, grazie all'immediata disponibilità delle informazioni digitali a supporto.
• Miglioramento della qualità delle attività svolte dagli utenti, con focalizzazione dei medesimi sugli ambiti a maggior valore, anche grazie a un ambiente informatico con interfacce orientate agli utenti.
• Maggiore integrazione operativa tra i diversi uffici, con conseguente miglioramento dell'efficienza.
• Sicurezza degli archivi contenenti il materiale digitalizzato.