Gestione full digital della flotta aziendale | ARXivar

Il nostro cliente, una multinazionale del settore delle bevande, con una vasta flotta aziendale a disposizione della propria rete di agenti commerciali, si è trovata a dover affrontare una sfida significativa nella gestione dei veicoli aziendali. L'azienda dispone di centinaia di auto in dotazione ai propri agenti, utilizzate per supportare la vendita e la distribuzione su tutto il territorio nazionale. La gestione tradizionale del parco auto era complessa e frammentata: documenti cartacei e numerosi fogli di calcolo complicavano la gestione delle scadenze, delle manutenzioni e dei costi, aumentando il rischio di errori e mancate verifiche.

L'azienda aveva quindi la necessità di ottimizzare il processo e adottare una soluzione digitale che consentisse di centralizzare le informazioni, automatizzare le attività di controllo e mantenere una tracciabilità completa, riducendo il carico amministrativo e migliorando la visibilità sull'intera flotta aziendale.

Per soddisfare queste esigenze, Present S.p.A. ha implementato con ARXivar una soluzione per la completa digitalizzazione della gestione del parco auto. La soluzione ha permesso di creare un repository centralizzato per tutti i documenti e i dati legati ai veicoli, rendendo disponibili informazioni come contratti di leasing, polizze assicurative, piani di manutenzione, scadenze e report sui costi. Ogni veicolo è stato dotato di una scheda digitale all'interno di ARXivar, accessibile da tutti gli utenti autorizzati, con la possibilità di monitorare in tempo reale l'intero ciclo di vita del mezzo.

È stato implementato un flusso automatizzato per la gestione delle scadenze principali (assicurazioni, revisioni, manutenzioni programmate) e delle attività di rinnovo, con alert via email e notifiche personalizzate per i responsabili di flotta e gli agenti commerciali. In caso di interventi straordinari o richieste specifiche, il sistema consente di avviare automaticamente processi di approvazione, coinvolgendo i diversi reparti aziendali (amministrazione, ufficio acquisti e HR) per garantire un coordinamento efficace.

Inoltre, ARXivar è stato integrato con il sistema di gestione dei costi aziendali, permettendo di tenere traccia delle spese legate a ogni veicolo e generare report dettagliati su consumi, manutenzioni e performance. La soluzione consente di visualizzare in un unico cruscotto lo stato di ogni veicolo e fornisce una panoramica sempre aggiornata delle auto assegnate e disponibili, agevolando la pianificazione delle risorse.

La soluzione – implementata con ARXivar – ha trasformato radicalmente la gestione della flotta aziendale, portando benefici tangibili in termini di efficienza e controllo:

• Centralizzazione delle informazioni: Tutti i dati relativi ai veicoli sono ora archiviati e gestiti digitalmente, garantendo un accesso immediato e condiviso tra i diversi reparti.
• Riduzione del carico amministrativo: Le attività manuali di monitoraggio e aggiornamento delle scadenze sono state automatizzate, riducendo significativamente i tempi di gestione e il rischio di dimenticanze.
• Miglioramento della tracciabilità e della conformità: Grazie alla gestione digitale delle scadenze e ai flussi di approvazione strutturati, l'azienda ha migliorato il controllo su ogni fase della vita dei veicoli, mantenendo una documentazione completa e sempre aggiornata.
• Ottimizzazione dei costi: L'integrazione con il sistema di gestione dei costi ha permesso di analizzare nel dettaglio le spese legate a ogni veicolo, identificando aree di risparmio e ottimizzando l'utilizzo delle risorse.

Grazie alla soluzione implementata da Present S.p.A. con ARXivar, il cliente è riuscito a ottenere un controllo completo e automatizzato della propria flotta aziendale, riducendo le inefficienze e migliorando la gestione operativa dell'intera rete di agenti.