Soluzione realizzata da TT Tecnosistemi
Settore: Servizi
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Questo progetto è stato realizzato per un'azienda che si occupa di servizi non sanitari e commerciali presso una moltitudine di aziende ospedaliere.
Il progetto nasce dall'esigenza di efficientare il processo di gestione delle fatture fornitore integrandosi con il software ERP e sostituendo l'attuale processo non strutturato che si basa su email e telefonate.
Realizzazione
La realizzazione e l'implementazione in ARXivar NEXT del progetto è partita dall'analisi dello stato attuale AS IS del processo di gestione fatture fornitore, dall'identificazione delle criticità e dei desiderata del nuovo flusso, e quindi dalla definizione del flowchart del nuovo processo ottimizzato da implementare in ARXivar NEXT.
La fattura fornitore arriva in ARXivar da ERP insieme ai centri di costo cui si riferisce la fattura. Un team di smistamento analizza la fattura, correla la documentazione utile per la sua valutazione (Contratti quadro, Ordini, Bolle, ecc…) modifica eventualmente la lista dei centri di costo, inoltrandone l'approvazione. L'approvazione della fattura per lo specifico centro di costo, prevede un task iniziale di controllo dell'ordine e delle bolle, con nota da inoltrare al responsabile del Centro di costo che potrà approvare o meno la fattura. Una volta raccolti gli esiti di approvazione della specifica fattura, queste decisioni vengono inoltrate al sistema ERP.
Le potenzialità del motore Workflow v2 di ARXivar NEXT hanno consentito l'implementazione del flusso senza scrivere codice, senza effettuare delle personalizzazioni ma configurando semplicemente il flusso nel designer.
La formazione, prima ad un gruppo ristretto poi a tutti gli interessati, e la creazione di un'apposita manualistica ha facilitato la digital transformation.
Risultati
Attraverso l'utilizzo del software ARXivar NEXT, il cliente ha beneficiato di un notevole efficientamento del processo di gestione fatture fornitore.
TT Tecnosistemi
TT Tecnosistemi è un system integrator di Information Technology dal 1984, oltre che Partner Arxivar Certificato GOLD.
La struttura è presente con un'organizzazione tecnica e commerciale in Toscana, Emilia Romagna, Umbria, Marche, Lazio.
La forte propensione all'innovazione spinge l'azienda a realizzare progetti su misura senza però dimenticare l'efficienza di soluzioni standardizzate, che possono essere customizzate sulla base delle diverse realtà dei clienti.
