Soluzione realizzata da DG PRO
Settore: Multisettore
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza
L’azienda cliente è una compagnia di navigazione leader nel trasporto marittimo di passeggeri e veicoli nel Mediterraneo occidentale, con un forte focus su collegamenti tra Italia, Francia e isole maggiori.
L’azienda necessitava di una soluzione in grado di gestire rapidamente ed efficacemente tutta la documentazione relativa all’approvvigionamento viveri sulle navi (Catering), integrando tutto il ciclo passivo, dagli Ordini ai fornitori, alle fatture passive, senza tralasciare la documentazione integrativa.
Realizzazione
Attivata la piattaforma ARXivar, nella sua versione cloud, è stata gestita l’archiviazione automatica di tre diverse tipologie di Ordini (provenienti da diversi software), con recupero delle informazioni in alcuni casi via OCR\Spool Recognition Pro e in altri casi tramite il modulo di intelligenza artificiale di ARXivar.
Successivamente è stato realizzato un connettore in grado di recepire immediatamente le Fatture Passive registrate sul sistema gestionale ERP dell’azienda, con collegamento all’Ordine Fornitore dal quale è derivata la fattura.
A seguito dell’ingresso delle fatture passive, parte un workflow di approvazione che – oltre alla funzionalità tipiche di questo tipo di flussi – include anche una verifica contabile fra l’importo registrato in contabilità e l’importo della fattura stessa (dal file XML per le fatture italiane o dal PDF, tramite AI, per le fatture estere).
Ai vari utenti è stata data la possibilità di archiviare velocemente tutti quegli allegati utili a tracciare le varie situazioni di interesse, quali ad esempio offerte ricevute, scambi via email, DDT, immagini, conferme ODA, richieste Nave, etc.
All’atto dell’archiviazione dell’Ordine, viene creato un fascicolo relativo all’Ordine stesso e tutti i documenti successivi vengono automaticamente fascicolati al suo interno.
Risultati
Grazie ad una piattaforma unica e completa come ARXivar, sulla quale confluiscono Ordini da tre software differenti, fatture passive dal gestionale/ERP documenti vari dai Client di Posta e dall’archiviazione manuale, oggi l’azienda ha finalmente una gestione completa del fascicolo dell’ordine.
Il sistema implementato è in grado di fornire risposte complete e immediate, un flusso approvativo adeguato per la fatture passive e un utile controllo di congruenza sugli importi registrati in contabilità (sia per Fatture che Note Credito) con piena soddisfazione del management e degli utenti.
DG PRO
DG PRO è un team di professionisti con solide competenze tecniche e grande passione per il proprio lavoro, che opera in ambito Digital Transformation, Business Process Management, Workflow Management, Information & Document Management per creare una leva di crescita per le aziende.
Il nostro obiettivo è infatti aumentare l'efficienza di una organizzazione a prescindere dalla sua dimensione, utilizzando solo strumenti e soluzioni efficaci sviluppate e applicate in progetti di successo.
Riteniamo che in ogni funzione aziendale e in ogni settore si possano migliorare i processi, favorendo lo sviluppo del business in un circolo virtuoso di step progressivi. I nostri cardini sono la competenza e la professionalità, unite al saper ascoltare le esigenze dei nostri interlocutori con l’energia di chi vuol essere sempre un passo avanti.
DG PRO è Partner ARXivar certificato e ha fatto di questa piattaforma e della sua integrazione nelle aziende il proprio pane quotidiano.
Per conoscere meglio DG PRO, i progetti sviluppati e le sue competenze e certificazioni, visita il sito www.dgpro.it
