Soluzione realizzata da Formula
Settore: Multisettore
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza
L'azienda cliente, attiva nella commercializzazione e lavorazione dei metalli destinati a varie tipologie di industries (Construction, Automotive, Aerospace), mostrava l'esigenza di ottimizzare la gestione dei documenti e certificati relativi alla merce.
In fase di arrivo del materiale dai fornitori, i documenti di entrata merce vengono registrati con i relativi lotti. In un secondo tempo vengono trasmessi, dai vari fornitori e con template differenti, i certificati contenenti le caratteristiche fisico-meccaniche dello specifico lotto e colata delle lastre fornite. Tali informazioni, sotto forma di documenti e dati, devono essere successivamente trasmesse al cliente finale, in fase di vendita della merce.
Questo processo comportava un enorme lavoro di data entry per poter memorizzare e gestire tali informazioni.
La direzione considerava questo processo altamente prioritario, decidendo di dargli precedenza rispetto all'avviamento del nuovo sistema gestionale.
Realizzazione
Lo sviluppo della soluzione ha visto l'utilizzo sinergico di 3 sistemi applicativi: ARXivar, una piattaforma di AI utilizzata per l'estrazione dei dati e il sistema gestionale in fase di avviamento.
I certificati vengono condivisi prevalentemente via email, in formato PDF, e archiviati direttamente in ARXivar.
Un workflow ingaggia il sistema esterno di Intelligenza Artificiale, il quale estrae i dati con un motore di LLM e, tramite un'interfaccia grafica di "Correction Station", permette di rilevare i dati utili, anche con una soglia bassa di riconoscibilità, e di correggerli se necessario. La correzione genera un autoapprendimento del sistema su quel tipo di documento e fornitore.
ARXivar riceve il risultato della lettura, storicizza il certificato rendendolo leggibile direttamente dal sistema gestionale ed aggiorna le necessarie tabelle di sistema.
La complessità e la eterogeneità dei documenti da trattare ha richiesto un processo di apprendimento molto inferiore alla media, in quanto, una volta gestito il primo documento, l'AI riconosce perfettamente tutte le informazioni necessarie per l'avanzamento del processo.
Risultati
Prima dell'implementazione di questa procedura, gli utenti erano totalmente impegnati a gestire le procedure di data entry; oggi, questa attività occupa solo il 10% del loro lavoro. Inoltre, l'accuratezza dei dati estratti è più efficiente del 95% rispetto al passato.
Con l'avvio del nuovo gestionale, l'azienda cliente sarà in grado di produrre automaticamente il certificato di origine del materiale ricevuto dal fornitore o generare un nuovo certificato, contenente i dati presenti nel database.
Formula
Formula, oggi parte del Gruppo Impresoft, è un player di riferimento per la trasformazione digitale del mercato italiano.
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Con una presenza di oltre 50 anni sul mercato del software gestionale, oggi Formula serve oltre 2500 clienti, con una copertura completa dei settori merceologici. 400 persone su 10 sedi nel territorio italiano offrono supporto capillare alle necessità delle aziende che ci hanno scelto per il loro percorso di digital transformation.
Con ARXivar e la potenza del Workflow Management, puntiamo a migliorare la collaborazione a tutti i livelli organizzativi dell’azienda e a portare un tangibile aumento della produttività.
La partnership tra Formula e Able Tech è strategica e, come Gold Partner, abbiamo un team qualificato e dedicato ai progetti documentali in grado di gestire ogni grado di complessità.
