Sistema documentale di archiviazione, fascicolazione e monitoraggio pratiche per spedizioni estero | ARXivar

L'azienda cliente è leader nella fabbricazione di macchine per caffè ed opera con diversi marchi e diverse sedi operative in Italia e all'estero.

Il Gruppo necessitava di una soluzione per:

• eliminare la gestione cartacea dei documenti coinvolti nelle operazioni di spedizione e fatturazione, come CMR, DDT e fatture attive;
• facilitare la ricerca e la correlazione tra documenti interconnessi (es. DDT collegati alle fatture e ai CMR);
• automatizzare i processi di verifica e raccolta firme per CMR e Entry Certificate, riducendo la dipendenza dalle attività manuali;
• snellire la gestione dei fascicoli documentali con una struttura che includa checklist per monitorare i documenti obbligatori e inviare notifiche automatiche in caso di documenti mancanti;

Il cliente ha scelto di implementare la piattaforma documentale di Credemtel per rispondere a queste esigenze. I principali requisiti e funzionalità realizzate con l'aiuto di ARXivar READY comprendono:

• Gestione centralizzata dei documenti e dei metadati: la piattaforma supporta la classificazione e gestione delle classi documentali e dei relativi metadati, consentendo di collegare i documenti tra loro.
• Creazione e firma digitale automatica dei CMR: anziché creare manualmente i CMR, il cliente può generare automaticamente i CMR da un template standard, i quali vengono firmati digitalmente dai trasportatori tramite tablet e dal cliente tramite email.
• Automazione dei fascicoli e invio solleciti: la piattaforma gestisce la creazione e il monitoraggio automatico delle pratiche documentali, integrando il fascicolo con i documenti mancanti o richiedendo la firma digitale per Entry Certificate e CMR, inviando solleciti automatici in caso di mancata firma entro un periodo predefinito.
• Integrazione con il sistema ERP aziendale: i dati sui DDT e sulle fatture attive vengono trasferiti automaticamente dal gestionale ERP alla piattaforma Credemtel, evitando duplicazioni di dati e semplificando la gestione delle informazioni.
• Controllo automatizzato dell'Intrastat: il sistema confronta i DDT del modello Intrastat con i CMR firmati, producendo automaticamente Entry Certificate in caso di discrepanze e richiedendone la firma digitale.

L'implementazione della piattaforma Credemtel powered by ARXivar READY ha portato a numerosi vantaggi operativi e strategici per il committente.

• Riduzione dei tempi di gestione e ricerca documentale: l'eliminazione della carta e la struttura digitale dei documenti consentono agli utenti di trovare rapidamente qualsiasi documento correlato, migliorando l'efficienza del workflow.
• Aumento della precisione e della conformità normativa: l'automazione dei processi, incluse le firme digitali e i solleciti automatici, ha ridotto la possibilità di errori umani e ha migliorato la tracciabilità dei documenti, garantendo maggiore conformità agli standard.
• Monitoraggio efficace e chiusura tempestiva dei fascicoli: la checklist documentale automatica consente al cliente di avere sempre sotto controllo la completezza dei fascicoli, riducendo i ritardi causati dalla mancanza di documenti obbligatori e ottimizzando i processi di revisione.
• Semplificazione della gestione dei documenti internazionali: grazie all'integrazione con Intrastat e alla gestione automatica degli Entry Certificate, l'azienda ha semplificato il processo di esportazione, assicurando il rispetto delle normative internazionali.