Gestione documentale integrata: dal gestionale alla Conservazione Digitale | ARXivar

L’azienda cliente operante nel settore dell’edilizia e dell’interior contracting, con progetti su misura ad alta complessità, ha manifestato la necessità di:

• Conservare digitalmente, in modo sicuro e conforme, i documenti fiscali e civilistici più rilevanti legati alla propria attività progettuale e operativa.
• Automatizzare, ove possibile, il caricamento dei documenti gestionali – come ordini, DDT e fatture – da Microsoft Dynamics 365 Business Central verso ARXivar, al fine di ridurre l’intervento manuale e i margini di errore.
• Semplificare il processo di invio in conservazione, rendendo più efficiente la creazione dei pacchetti di versamento.
• Migliorare l’accessibilità e la tracciabilità dei documenti archiviati, soprattutto per quelli correlati tra loro all’interno dello stesso ciclo documentale, garantendo una consultazione rapida e strutturata.

Le attività progettuali sono state articolate nelle seguenti fasi operative:

• Configurazione di un ambiente ARXivar integrato con Business Central e la piattaforma di conservazione digitale.
• Implementazione di automatismi per l’importazione in ARXivar dei documenti generati o già presenti in Business Central.
• Attivazione del connettore tra ARXivar e la piattaforma di conservazione.
• Sviluppo di workflow per la creazione automatica dei pacchetti di versamento, con controllo dell’utente autorizzato all’invio.
• Definizione di regole per collegare documenti logicamente connessi (es. ordini, DDT, fatture).
• Configurazione della piattaforma di Conservazione digitale: documenti da gestire, utenti e permessi.
• Redazione del Manuale di Conservazione.
• Formazione specifica sull’utilizzo del sistema di gestione documentale integrata e sulle modalità di invio in conservazione.

L’implementazione del sistema di gestone documentale integrata ha portato vantaggi significativi, coerenti con le esigenze e l’organizzazione tipica di aziende operanti nell’edilizia e nell’arredo contract:

•  Efficienza operativa e risparmio di tempo: l’automazione dell’importazione e la digitalizzazione del ciclo documentale ha drasticamente ridotto i tempi di ricerca e consultazione dei documenti collegati, portando da ore a pochi secondi nella reperibilità delle informazioni. Il personale amministrativo può ora dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto, anziché alla gestione manuale della carta.
• Migliore controllo del ciclo di progetto: tracciabilità e correlazione tra i documenti permettono di monitorare ogni fase, dall’ordine alla fatturazione.
• Maggiore reattività: la rapidità di ricerca e invio documentale facilita risposte veloci a clienti, fornitori e audit.
• Governance documentale solida e sicura: compliance normativa e tracciabilità rafforzano l’affidabilità gestionale in ambiti auditati o di capitolato.
• Collaborazione e gestione commesse complesse: Il collegamento tra ordini, DDT, fatture e altri documenti consente una visione integrata del ciclo documentale, supportando le attività cross-funzionali (uffici tecnici, amministrazione, logistica). La centralizzazione delle informazioni a livello digitale favorisce la condivisione tra team e sedi, migliorando l’efficienza collaborativa .
•  Sicurezza, compliance e affidabilità Il sistema garantisce integrità, autenticità, leggibilità e validità legale dei documenti, in conformità con le normative italiane (CAD, AgID) e europee (eIDAS)
•  Riduzione dei costi e ottimizzazione degli spazi: eliminati i costi associati all’uso di carta, toner, stampa, archiviazione fisica e gestione degli spazi dedicati ad archivi tradizionali.