Soluzione realizzata da Credemtel
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il cliente è una primaria azienda logistica a livello Italiano facente parte di uno dei gruppi di logistica più importanti a livello mondiale. Ha intrapreso un percorso di razionalizzazione delle infrastrutture IT, eliminando i data center interni a favore del cloud. Il processo ha interessato la gestione di flussi attivi e passivi con un progetto di partnership basato sui sistemi Credemtel integrati da ARXivar READY che interagivano con il gestionale aziendale.
Obiettivi:
- trasferire il sistema di gestione documentale e workflow (wf) in cloud per dismettere i data center interni.
- centralizzare e ottimizzare la gestione e l’archiviazione delle fatture passive elettroniche e analogiche.
- automatizzare il workflow di approvazione e registrazione, con gestione dei gruppi di lavoro e supporto per la classificazione dei fornitori esteri.
Realizzazione
Soluzioni Implementate
- Sistema Cloud di Gestione Documentale: Integrato con ARXivar READY per la gestione wf e archiviazione documenti. Flussi di fatture passive (elettroniche e analogiche) gestiti per gruppi di lavoro in modo intercambiabile.
- Automatizzazione Fatture Elettroniche:
- Il cliente ha adottato il codice destinatario di Credemtel, consentendo al Sistema di Interscambio (SdI) di inoltrare le fatture elettroniche passive a Credemtel.
- Credemtel processa e archivia le fatture attraverso il suo servizio di fatturazione elettronica GAWFE, che le tiene in attesa fino alla protocollazione inviata dal portale documentale.
- Il portale documentale di Credemtel verifica il mittente, profila il documento, genera il codice a barre univoco, e integra l’archiviazione del PDF insieme agli allegati XML per il workflow con ARXivar READY.
- Gestione delle Fatture Analogiche:
- Le fatture estere (cartacee o via email) vengono digitalizzate tramite dispositivi multi-funzione con funzioni di scan-to-folder.
- I file vengono etichettati, classificati e digitalizzati per la gestione nei gruppi di workflow, con le fatture cartacee che ricevono un’etichetta di codice a barre.
- Integrazione con workflow di Conservazione: GAWFE di Credemtel invia i documenti in conservazione con un set completo di chiavi (es. ID SdI, partita IVA, importi) e sigilla i documenti PDF con firma digitale conforme alla normativa.
Risultati
I benefici raggiunti a seguito dell’implementazione della soluzione sono stati molteplici.
- Ottimizzazione delle Infrastrutture: l’intera gestione documentale è stata trasferita in cloud, in linea con la strategia di eliminare data center interni, migliorando efficienza e sicurezza dei dati.
- Efficienza nei Processi di Approfondimento e Registrazione: il workflow cloud ha facilitato la gestione e l’approvazione delle fatture passive, riducendo il tempo necessario per la classificazione e la registrazione delle fatture sia digitali che analogiche.
- Conformità e Sicurezza dei Dati: la conservazione delle fatture in formato PDF firmato digitalmente garantisce conformità normativa e facilità di esibizione a norma grazie al portale GAWFE di Credemtel.
Grazie all’implementazione cloud di Credemtel e ARXivar READY, il cliente ha ottenuto una gestione documentale centralizzata e semplificata, migliorando l’efficienza interna e la conformità normativa nelle operazioni di approvazione, archiviazione e conservazione.
Credemtel
Credemtel S.p.A., società del Gruppo Credem fondata nel 1989, offre soluzioni ed esperienze che facilitano la Digital Transformation delle aziende, dai processi amministrativi ed organizzativi alla finanza. Collabora con clienti e partner per supportare le aziende a 360°, ridefinendo l’approccio tecnologico e aumentandone la competitività attraverso soluzioni personalizzate. Questo è possibile grazie a figure professionali competenti ed esperte, e a soluzioni modulari ma integrate come: la gestione documentale e il workflow, la dematerializzazione dei contratti e dei documenti con sottoscrizioni elettroniche, i progetti di Robotic Process Automation ed Artificial Intelligence e i servizi di Cybersecurity.
Con un'esperienza consolidata, Credemtel gestisce il ciclo attivo e passivo con soluzioni di Fatturazione Elettronica e Supply Chain Management. Credemtel guida le aziende nella trasformazione digitale, offrendo soluzioni innovative che rispondono ai bisogni specifici e contribuiscono al successo aziendale.
