Gestione digitalizzata dei contratti clienti e fornitori | ARXivar

L'esigenza presentata dall'azienda cliente riguarda la digitalizzazione dell'intera gestione del ciclo di vita dei documenti contrattuali che definiscono i rapporti con clienti e fornitori.

È richiesta una soluzione che consenta di:

• efficientare e ottimizzare i metodi standardizzando processi e template documentali;
• condividere il patrimonio documentale con le diverse aree di business coerentemente alle funzioni aziendali e ai ruoli utenti;
• gestire timing di elaborazione e scadenze;
• archiviare e conservare i documenti digitali secondo le linee guida imposte.

Partendo dall'esigenza manifestata, è stato possibile realizzare un modello integrato che consenta di governare i flussi documentali attraverso le opportunità offerte dalle funzioni di ARXivar NEXT:

• Preparazione del contratto: 
  • Realizzazione assistita dei nuovi contratti partendo da modelli standard (Mater Agreement e allegati);
  • Importazione automatica di template contrattuali realizzati da soluzioni esterne e integrate ad ARXivar NEXT.
• Gestione del workflow di protocollazione, composizione, revisione e approvazione, coinvolgendo opportunamente gli attori;
• Governance delle firme elettroniche FES e FEQ necessarie all'emissione dei contratti;
• Gestione della fase di negoziazione con la controparte attraverso le funzioni di versioning, relazioni e notifiche interne;
• Dispatching della documentazione contrattuale avviabile in modalità modulare e parametrica in base alle esigenze:
  • Invio e-mail o PEC alla controparte e monitoring delle INBOX per automatizzare il feedback della controparte;
  • Integrazione con portale Cliente/Fornitore;
  • Invio sessioni di firma BIX-SIGN.

• Verifica automatica della validità dei certificati di firma e matching dei firmatari, sfruttando le funzionalità standard disponibili in ARXivar NEXT;
• Fascicolazione automatica dei documenti aggregati per codice contratto distinti per rapporto (Cliente o Fornitore);
• Monitoring delle scadenze e proposte di rinnovo parametriche;
• Reporting attraverso viste di ricerca strutturate;
• Conservazione a norma secondo le linee guida AgID su piattaforma IX-CE.

Grazie alle funzionalità disponibili in ARXivar NEXT è stato realizzato un potente strumento mediante il quale il cliente potrà generare, gestire e condividere in modalità sicura ed efficiente l'intero patrimonio documentale correlato alla regolamentazione dei rapporti con clienti e fornitori.

Sono stati raggiunti importanti risultati in ambito di:

• standardizzazione dei metodi, pieno controllo dei template distribuiti eliminando il rischio di obsolescenza e di utilizzo inappropriato;
• centralizzazione dell'archiviazione all'interno di un unico DMS e riduzione sensibile dei tempi di archiviazione, reporting e condivisione;
• razionalizzazione e ottimizzazione dei flussi di produzione e approvazione, con miglioramento sia della qualità che dell'efficienza;
• garanzia della validità giuridica dei documenti, grazie alla conservazione a norma conforme alle linee guida;
• solidità e sicurezza degli archivi che saranno governabili dagli amministratori di sistema per tutto il ciclo di vista del contratto, grazie alla matrice delle riservatezze.