Efficienza e precisione per pagamenti sicuri nel settore alimentare | ARXivar

L'azienda cliente è una realtà italiana specializzata nella produzione e distribuzione di dolci tradizionali di alta qualità, con una particolare attenzione al famoso Panettone artigianale. Fondata nel 1944, si distingue per l'uso di ingredienti selezionati e processi produttivi che uniscono tradizione e innovazione. Offre una vasta gamma di prodotti, dai classici dolci natalizi a nuove creazioni dolciarie, mantenendo sempre il focus sull'eccellenza e l'artigianalità, valori che l'hanno resa un punto di riferimento nel settore alimentare sia in Italia che all'estero.

L'azienda aveva la necessità di assicurare che ogni fattura venisse verificata e autorizzata prima del pagamento, prevenendo errori e costi imprevisti.

Il processo manuale di registrazione e controllo delle fatture era inefficiente e soggetto a errori, causando ritardi nei pagamenti e insoddisfazione da parte dei fornitori. Inoltre, la mancanza di un flusso di lavoro strutturato comportava difficoltà nella tracciabilità delle attività dei vari responsabili.
Era necessario implementare un sistema che potesse:

• migliorare la precisione nella registrazione delle fatture;
• velocizzare il controllo e l'approvazione delle informazioni contenute nelle fatture;
• garantire la trasparenza e la tracciabilità delle attività assegnate ai diversi responsabili;
• ridurre i tempi di pagamento e migliorare i rapporti con i fornitori.

Dopo un'attenta analisi del flusso di lavoro esistente, grazie ad ARXivar NEXT, abbiamo sviluppato un workflow digitale per gestire l'intero processo di registrazione, controllo e pagamento delle fatture. La soluzione prevedeva la suddivisione delle attività in diverse fasi, assegnate a responsabili specifici per garantire chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità.

1. Registrazione della fattura in prima nota: il responsabile dell'ufficio amministrativo inserisce la fattura fornitore nel sistema di archiviazione.
2. Assegnazione dell'attività di controllo dei dati presenti in fattura: la fattura viene inviata al responsabile dell'ufficio acquisti per la verifica delle informazioni.
3. Verifica della validità delle informazioni presenti in fattura: il responsabile ufficio acquisti controlla le informazioni presenti nel documento e decide se approvare, correggere o riassegnare l'attività, in base alla correttezza delle informazioni.
4. Controllo e verifica delle attività dell'operatore: il responsabile dell'ufficio amministrativo verifica l'operato dell'ufficio acquisti e approva o riassegna eventuali task.
5. Approvazione e esecuzione del pagamento: infine il responsabile dell'ufficio finanziario effettua un'ultima revisione e autorizza il pagamento.

L'implementazione del nuovo workflow ha portato a notevoli miglioramenti nel processo di gestione delle fatture.
I principali risultati ottenuti dall'implementazione di ARXivar includono:

• riduzione del tempo medio di registrazione e approvazione delle fatture: il processo di gestione delle fatture è stato velocizzato, migliorando la puntualità nei pagamenti.
• riduzione degli errori di registrazione e controllo dei documenti: la precisione nel controllo dei dati ha portato a una drastica diminuzione degli errori nelle fatture.
• migliore tracciabilità delle attività: grazie alla digitalizzazione di tutto il flusso, tutte le fasi sono state tracciate, permettendo una rapida risoluzione di eventuali problemi.
• tempi di pagamento ridotti: i tempi di pagamento ridotti hanno migliorato la fiducia e la collaborazione con i fornitori

Il progetto realizzato ha migliorato l'efficienza, il controllo e la precisione delle varie attività, favorendo la collaborazione tra i vari reparti.

Nel lungo periodo, la trasparenza e la tracciabilità del flusso di lavoro consentono una gestione più precisa delle risorse, con la possibilità di individuare e correggere eventuali colli di bottiglia prima che possano causare problemi significativi. Inoltre, l'automazione del processo offre una base solida per scalare l'azienda senza compromettere la qualità delle informazioni.