Soluzione realizzata da Pragmos
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L'azienda per cui è stato svolto il progetto è una cooperativa di produzione e lavoro che fornisce servizi ad aziende clienti, in regime di somministrazione o di appalto.
Dato l'incremento del numero degli addetti e l'elevato turnover degli stessi, si è reso necessario informatizzare la gestione della documentazione relativa ai soci/lavoratori, la creazione dei contratti e dei verbali di assemblea per ottimizzare i tempi e non replicare più volte l'inserimento delle informazioni già presenti.
Realizzazione
Per ottimizzare l'utilizzo dei dati anagrafici già presenti sul gestionale paghe è stato costruito un connettore che alimentasse le informazioni anagrafiche di base in ARXivar.
Il processo di gestione di un socio/lavoratore consiste in:
- Generazione delle pre-anagrafiche da parte delle strutture affiliate alla cooperativa
- Creazione automatica della documentazione preliminare legata alla potenziale assunzione di un nuovo lavoratore (autocertificazioni, consensi, liberatorie, dichiarazioni e informative varie)
- Gestione del processo di validazione della documentazione preliminare
- Importazione anagrafica su ARXivar tramite connettore dal gestionale paghe (post conferma assunzione)
- Gestione dell'ammissione a socio con creazione automatica dei movimenti (ammissione, sottoscrizione e versamenti delle quote del socio) e redazione automatica del verbale per l'assemblea, suddiviso nelle voci rilevanti (ammissioni, dimissioni ecc)
- Creazione automatica del tesserino, dei moduli relativi al contratto di lavoro sulla sede operativa e archiviazione rapida degli stessi, firmati, tramite barcode
- Gestione dei documenti del socio (documenti d'identità, visite mediche e formazione) con relativa gestione delle scadenze degli stessi
- Gestione automatizzata dei documenti relativi alle variazioni contrattuali (cambi di livelli, mansione, sede, orario, ecc) con archiviazione rapida degli stessi, firmati, tramite barcode
- Gestione della dimissione del socio selezionato tramite verbale auto compilato e creazione automatica dei movimenti di uscita (recesso, restituzione quote, cancellazione quote eventualmente non ancora versate)
- Gestione del work-flow relativo alle contestazioni e lettere di reclamo mosse ai lavoratori e archiviazione della relativa documentazione lungo tutto il processo
L'introduzione della gestione digitale del socio permette quindi in ogni momento:
- La stampa della posizione dei soci per tipologia e periodo (Libro soci attivi, ammessi e dimessi)
- La creazione dei verbali semplicemente selezionando i soci lavoratori (ammessi/dimessi) con la compilazione automatica di tutta la relativa anagrafica per ogni socio sul verbale stesso
Risultati
Il progetto di digitalizzazione dei documenti e del processo ad essi legato ha portato notevoli vantaggi per gli esecutori operativi:
- Gestione decentralizzata della documentazione pre-contrattuale, a carico della strutture affiliate (riduzione del carico di lavoro del back-office amministrativo centrale)
- Controllo e monitoraggio delle attività, grazie ai processi che scandiscono le attività di approvazione dei documenti e gestione delle loro scadenze
- Semplificazione del lavoro, grazie alla creazione automatica dei documenti per ogni nuova anagrafica recepita
- Riduzione degli errori di compilazione, grazie ai modelli dei documenti sviluppati in tandem con il cliente (ed aggiornati con il variare delle normative)
- Minimizzazione della quantità di carta prodotta
- Condivisione delle informazioni tra i vari esecutori dei processi
Inoltre, la gestione informatizzata del processo permette di evidenziare eventuali anomalie o mancate gestioni relative ai soci lavoratori ed alla loro documentazione.
Pragmos
La Pragmos e un’azienda di professionisti specializzati nella consulenza alle imprese e in soluzioni di informatica gestionale. Presenti sul mercato dal 1975. Interventi su oltre 400 aziende in tutta Italia. La nostra mission: operare nell’area della consulenza di direzione, di organizzazione e controllo e nell’information technology, con una forte integrazione tra risorse di elevata professionalità, al fine di offrire alle aziende clienti, prodotti e servizi integrati. Prima di cercare le soluzioni cerchiamo di conoscervi. La prima fase del nostro metodo di lavoro è l'"Analisi conoscitiva", il momento d'indagine dei problemi proposti. Visitiamo l'Azienda, facciamo colloqui con i Responsabili dei Settori interessati, raccogliamo le informazioni necessarie. Infine presentiamo un rapporto diagnostico che individua: i settori di intervento, le ipotesi di lavoro, le priorità e i tempi di realizzazione, i costi.
