Soluzione realizzata da Tecnoema
Settore: Servizi
Funzione: Progettazione
Esigenza:
Il cliente si occupa di brevetti, marchi e proprietà intellettuale lavorando con le imprese per proteggere e valorizzare i patrimoni di identità e innovazione.
Si rivolge a clienti come grandi industrie, aziende operanti nel commercio, startup, architetti, designer, ingegneri, artigiani e chiunque abbia necessità di ottenere un brevetto, tutelare un marchio o difendere un design ed ogni altra espressione dell’intelletto umano. L’ azienda opera su scala globale attraverso un team di professionisti con esperienza internazionale.
L’esigenza del cliente era quella di organizzare ed automatizzare la gestione dei documenti e delle pratiche relativi ai brevetti attraverso uno strumento informatico che semplificasse le attività degli operatori aumentando l’efficienza.
L’esigenza del cliente presentava due punti chiave:
- Automatizzare la conservazione di ogni documento ricevuto via e-mail, inerente ad uno specifico brevetto, identificato tramite codice pratica, ed assegnare la lavorazione di tale documento al collaboratore operativo su quel progetto
- Gestire giornalmente ogni scadenza delle pratiche relative alla gestione dei brevetti
Realizzazione:
Grazie alla versatilità di ARXivar è stata realizzata per il cliente una soluzione che integra questo applicativo con i servizi e-mail aziendali.
Ogni documento ricevuto nelle 4 caselle e-mail confluisce in ARXivar tramite automatismo e viene smistato in 4 apposite classi documentali (veline, documentale, archivio, fax).
Ogni mail contiene un codice pratica che identifica il fascicolo di appartenenza e fa sì che i documenti vengano assegnati in automatico alla pratica corretta e smistati ai reparti o ai tecnici di riferimento per la gestione del documento collegato.
Per ciascuna pratica possono essere associate delle scadenze relative a più adempimenti.
ARXivar proporrà in maniera automatica agli operatori preposti un task planner delle attività da svolgere ordinate per scadenza.
Risultati:
Grazie ad ARXivar l’azienda ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra i quali:
- velocizzazione dei tempi di lavoro per pratica
- riduzione degli errori di assegnazione dei documenti tra reparti e operatori
- migliore gestione delle attività e rispetto delle scadenze
Tecnoema
Siamo una PMI nata nel 2010 con lo scopo di aiutare le imprese a migliorare i loro sistemi informatici, la gestione dell’azienda ed il loro processo di digitalizzazione. Operiamo con un approccio fortemente orientato al cliente attraverso la valutazione delle specifiche esigenze di ogni realtà, definendo obiettivi, tempi, modi e sviluppando un progetto su misura per ogni azienda. Ci avvaliamo dei migliori fornitori e partner per offrire ai nostri clienti soluzioni informatiche personalizzate attraverso la customizzazione dei migliori software e la loro integrazione con le applicazioni e le infrastrutture già presenti nelle aziende. La nostra azienda vanta un parco clienti distribuito in tutta Italia operante in alcuni dei settori di maggior valore: manifatturiero, sanità, terzo settore, servizi.
