Soluzione realizzata da NORATECH
Settore: Multisettore
Funzione: Assistenza
Esigenza
L’esigenza era quella di avere una gestione digitale documenti relativi ai rapporti di intervento tecnico. Questa è, infatti, una delle tematiche più critiche per chiunque svolga attività di supporto.
La gestione cartacea è complessa e, dunque, optare per una gestione digitalizzata del flusso risolve due problematiche principali:
- la contabilizzazione manuale delle ore, attività cui viene dedicata almeno una giornata a fine mese, con l’altissima probabilità di commettere errori
- la possibile contestazione da parte del cliente, che a fine mese si vede recapitare una fattura e deve ricostruire gli interventi cui si riferisce
Realizzazione
Utilizzando la piattaforma di Business Management ARXivar, il processo per la gestione digitale documenti è stato così suddiviso:
Rapportini informatizzati
È stato informatizzato il modulo rapportini per le aziende che operano attraverso interventi tecnici, così il personale, a fine intervento, via smartphone o tablet, può compilare subito il rapporto, indicando se sia un intervento in garanzia, addebitato o non addebitabile.
Il rapportino non viene contabilizzato a fine mese ma viene subito catalogato correttamente dal sistema, permettendo una valutazione in tempo reale dello sforzo del reparto tecnico.
Il cliente è subito avvisato dell’intervento
Non appena il rapportino viene inserito dal tecnico, contestualmente, una copia arriva al cliente per conoscenza, per una condivisione in totale trasparenza dell’attività svolta.
Aggiornamento interventi in tempo reale
Nello stesso istante, viene aggiornato il report dell’attività in corso. I responsabili possono, costantemente, monitorare l’andamento del comparto e usufruirne per le riunioni periodiche di valutazione dell’attività con un notevole risparmio di tempo.
Risultati
Questo sistema di gestione digitale documenti per i rapporti di intervento tecnico si può adattare a qualsiasi attività in cui viene svolta una parte di assistenza tecnica, indipendentemente dalla tipologia di prodotto o servizio.
I risultati ottenuti riguardano l’informatizzazione del processo, la riduzione di tempi e la diminuzione della probabilità di errore. Ecco i benefici:
- flusso di informazione chiaro e automatizzato per il reparto amministrazione
- riduzione del margine di errore in fase di creazione di report degli interventi tecnici
- il cliente è aggiornato in real time sul resoconto dell’intervento
- dati statistici e di andamento sul reparto tecnico aggiornati in tempo reale
NORATECH
Noratech è un’azienda che offre consulenze e soluzioni in ambito informatico, infrastrutturale e digitale ad aziende di ogni settore e dimensione.
Nasce nel 2008 con l’obiettivo di sostenere le aziende nella transizione digitale, aiutandole a ottimizzare i quotidiani processi di lavoro e a sfruttare il potere dei dati e delle informazioni. Negli anni Noratech si è specializzata nella continua ricerca di soluzioni moderne e innovative che potessero soddisfare le esigenze dei propri clienti e risolvere i loro problemi.
Oggi Noratech conta più di 50 professionisti tra tecnici informatici, programmatori, sviluppatori, consulenti per la privacy, esperti di marketing e comunicazione che collaborano in modo sinergico e mettono la loro expertise al servizio degli obiettivi di business delle aziende clienti."
