Automazione, controllo ed efficienza nella gestione dei contratti con i fornitori | ARXivar

Il cliente è un gruppo internazionale con migliaia di dipendenti in Italia e all'estero. Opera principalmente nel settore sanitario e dei trasporti erogando servizi di supporto agli edifici, alle persone e alle città con società dedicate in Italia, Polonia, Francia e Turchia.

L'azienda aveva la necessità di migliorare la collaborazione con i fornitori, risparmiare tempo e risorse per la stipula, gestione e ricerca dei contratti. Inoltre questa azienda si interfaccia quotidianamente con un numero elevato di fornitori, sia continuativi che occasionali, per l'acquisto di diverse tipologie di prodotti, dalle materie prime alle forniture di servizi. La rispondenza quindi ad accordi quadro e/o benchmark con i prezzi di mercato, nonché il rispetto del budget di ogni singola business unit, erano requisiti fondamentali per arrivare ad una gestione efficiente del processo di acquisto e gestione dei contratti con i fornitori.

Per rispondere alle esigenze di digitalizzazione ed efficientamento del processo di acquisto, dopo un primo  confronto con i responsabili AFC del cliente, abbiamo realizzato un workflow approvativo di prova configurando opportunamente ARXivar READY. Già in questa fase di valutazione il cliente ha potuto toccare con mano le potenzialità della soluzione e si è dato il via al progetto definitivo. In poco tempo l'intero processo è stato automatizzato tramite un workflow digitale. 

I buyer producono facilmente il il contratto con il fornitore e sono stati previsti 2 livelli approvativi in base all'importo. Il documento viene inviato in approvazione e  sottoposto al fornitore che lo visualizza, effettua il download,  lo firma e lo ricarica in ARXivar con pochi click. Il documento viene quindi  controllato dal backoffice del cliente, validato e accettato se conforme. Il contratto viene quindi firmato digitalmente dal responsabile dell'azienda e reinvitato al fornitore.

L'implementazione del nuovo workflow ha portato notevoli miglioramenti nel processo di acquisto centrando tutti gli obiettivi di efficienza richiesti dal client, ma non solo.  Si sono ottenuti infatti molti altri benefici, tra cui:

1. Efficienza e velocità: gli automatismi introdotti in particolare per le attività ripetitive ha ridotti i tempi di elaborazione e ha minimizzato gli errori umani.
2. Riduzione dei costi: zero carta e meno lavoro manuale hanno portato a risparmi significativi.
3. Trasparenza e tracciabilità: ogni fase del processo è documentata digitalmente, facilitando il monitoraggio e l'audit in caso di necessità.
4. Migliore gestione dei fornitori: è stata facilitata la comunicazione e la collaborazione con i fornitori, migliorando le relazioni e le condizioni di acquisto.
5. Accesso ai dati in tempo reale: ha permesso ai buyer di prendere decisioni informate basate su dati aggiornati e accurati, compresa la situazione in tempo reale del budget disponibile.
6. Scalabilità: I processi digitali di acquisto possono essere facilmente adattati e scalati in base alle esigenze aziendali, tanto che il cliente ha deciso di proseguire nell'implementazione di altri processi, tra cui quello delle deleghe degli amministratori e dei dirigenti e quello di assunzione di nuovi dipendenti.