Gestione contratti di acquisto nel settore automotive | ARXivar

Gestione dei contratti d'acquisto più efficiente

Un processo di gestione contratti efficiente è essenziale per le aziende attive nel settore della vendita di veicoli, al fine di garantire la conformità legale, gestire le variazioni contrattuali e assicurare una documentazione accurata per evitare dispute o controversie con i clienti.

Per questa ragione l'azienda cliente, specializzata nella vendita di veicoli industriali e commerciali Mercedes Benz, ha espresso l'esigenza di procedere ad una revisione del processo di Gestione Contratti già in essere, in modo da renderlo più fruibile e semplice da utilizzare e gestire.

L'azienda, operante su 8 diverse sedi in Centro Italia, con più di 160 dipendenti e un fatturato di 160mln di euro, conta la gestione annuale di 150 mila documenti, tra contratti per l'acquisto di veicoli nuovi e usati. Si voleva dunque intervenire su più aspetti:

• ottimizzare l'interazione con il gestionale Infinity per avere dati sempre aggiornati;
• migliorare la gestione delle permute, rendendola completamente integrata nel processo;
• perfezionare la gestione dello «stato» dei documenti, affinché tutti gli utenti possano avere sotto controllo la fase del processo;
• avere uno strumento di monitoraggio dello stato dei contratti;
• integrare nel processo anche la gestione degli allestimenti e i trasferimenti ad essi collegati.

Un workflow per gestire i contratti e monitorarne lo stato

L'azienda aveva già una installazione on premise del software ARXivar, che utilizzava quale applicazione documentale integrata con il DMS (Dealer Management System) Infinity. Dopo la migrazione in ARXivar NEXT, grazie alla versatilità della piattaforma, è stato possibile disegnare un workflow di Gestione Contratti perfettamente corrispondente alle esigenze del cliente, mentre in precedenza non era stato in grado di raggiungere gli standard operativi desiderati.

Il workflow originario, implementato in ARXivar 5, è stato suddiviso in 9 nuovi processi utente, utilizzando una logica ad oggetti, in modo da migliorare la gestione dei task sequenziali e paralleli. A livello tecnico è stata ottimizzata l'interazione con il gestionale, stabilendo che operativamente le attività vengano svolte su Infinity e nel processo ARXivar vengano continuamente verificate le condizioni, in modo da avere dati sempre aggiornati e avanzamenti automatici dei task.

Sono poi stati introdotti moltissimi miglioramenti e novità:

• un sottoprocesso dedicato alla gestione delle permute, con task diretti agli operatori sul campo;
• gestione completa degli ordini di acquisto;
• introduzione della Firma Elettronica Semplice (FES), in particolare per gli Ordini di Acquisto;
• gestione evolutiva degli allestimenti con coinvolgimento degli allestitori esterni, i quali ricevono task per notificare le attività svolte e gli avvenuti trasferimenti;
• introduzione del Fascicolo Cliente, che raccoglie tutti i contratti e la documentazione;
• gestione specifica delle fatture della casa madre e delle fatture di allestimento;
• gestione delle modifiche del contratto in un unico task disponibile agli operatori fino alla conclusione del processo;
• Introduzione di check list di monitoraggio, per verifica puntuale di ogni aspetto e fase.

Gestione dei contratti con ARXivar Next: i vantaggi

Grazie ad ARXivar, l'azienda cliente ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra i quali:

• l'ottimizzazione del processo Gestione Contratti, semplificando l'operatività degli utenti e migliorando la user experience;
• una riduzione dei task del 50%;
• la sincronizzazione dei dati dei contratti con il gestionale Infinity, aggiornata in tempo reale;
• l'avanzamento automatico del 90% dei task, attraverso la lettura delle informazioni caricate sul gestionale e l'aggiornamento dello stato del processo;
• un rilevamento degli errori più facile grazie alla scomposizione del workflow di partenza in sottoprocessi più brevi
• una gestione puntuale di tutte le attività legate ad un contratto, tra cui la firma degli ordini di acquisto tramite FES, migliorando così la customer satisfaction;
• l'introduzione di dashboard e cruscotti che consentono un monitoraggio di tutte le attività e forniscono informazioni aggiornate per la gestione operativa;
• le informazioni sono accessibili e monitorabili in modo più semplice, anche tramite dispositivi mobile, sia internamente che esternamente all'azienda (es. dai fornitori);
• Training on the job: il progetto è stato realizzato da un team composto anche dal personale IT, che ha così potuto acquisire competenze tecniche non solo per la manutenzione correttiva ed evolutiva, ma anche per l'implementazione di nuovi processi.