Gestione digitale dei consensi con firma grafometrica nel settore sanitario | ARXivar

Una struttura medica privata polifunzionale, impegnata nell'offerta di un'ampia gamma di servizi sanitari e costantemente all'avanguardia nelle innovazioni tecnologiche, ha individuato la necessità di ottimizzare la gestione documentale all'interno del proprio sistema operativo. L'obiettivo principale era quello di adottare un approccio paperless, riducendo l'uso della carta e migliorando l'efficienza complessiva della gestione dei documenti.

In particolare, la struttura aveva la necessità di centralizzare la gestione di vari processi e documenti in un unico strumento, al fine di digitalizzare completamente le cartelle cliniche dei pazienti.

Questo processo di digitalizzazione doveva comprendere la gestione di documenti cruciali come i consensi per la privacy, i preventivi e le pratiche assicurative.

La soluzione implementata presso la struttura medica ha introdotto un sistema avanzato basato sulla firma grafometrica e sulla gestione digitale dei documenti, che copre diverse aree operative chiave, eliminando completamente la necessità di supporti cartacei.

Digitalizzazione dei consensi: la firma grafometrica è stata adottata per semplificare e digitalizzare il processo di gestione dei consensi. Al primo accesso in clinica, il paziente viene censito e registrato digitalmente. I modelli di consenso vengono prodotti senza stampa cartacea e visualizzati su una tavoletta grafometrica per la firma. Al termine del processo, i documenti firmati sono automaticamente archiviati nel sistema documentale, rendendoli prontamente disponibili per future consultazioni.

Digitalizzazione dei preventivi: i preventivi vengono generati nel software aziendale H2O e salvati in formato PDF. Il software ARXivar acquisisce automaticamente i file PDF, interpretandone il contenuto e inviando una mail automatica al paziente. Quando il paziente risponde con l'accettazione del preventivo firmato, questo viene salvato in una cartella ed acquisito automaticamente dal software, che aggiorna lo stato del preventivo in "Accettato". Questo processo consente di generare statistiche dettagliate sui preventivi, migliorando la trasparenza e l'efficienza della gestione.

Gestione delle pratiche assicurative: per migliorare il monitoraggio delle pratiche assicurative, è stato implementato un processo digitalizzato che prevede l'importazione automatica delle pratiche istruite nel software H2O, l'acquisizione della documentazione tramite riconoscimento Barcode e l'invio automatico di una mail alla compagnia assicurativa o ad un indirizzo interno per verifica. Alla contabilizzazione del pagamento, il sistema aggiorna automaticamente lo stato nel documentale. Un sistema di alert avvisa gli operatori delle pratiche inviate e non ancora riscosse dopo un determinato periodo. Questo processo permette di avere un resoconto preciso delle pratiche assicurative, categorizzandole in acquisite, inviate e liquidate.

L'implementazione di queste soluzioni avanzate ha portato a una significativa riduzione dei tempi di gestione e dei costi operativi, migliorando la soddisfazione degli operatori e garantendo una gestione completamente paperless e più efficiente.

L'implementazione della soluzione ha portato numerosi benefici tangibili alla struttura medica. In primo luogo, si è registrata una riduzione sensibile dei tempi di gestione, consentendo un flusso di lavoro più rapido ed efficiente. I costi operativi sono stati significativamente ridotti rispetto alla soluzione precedente, aumentando la sostenibilità economica dell'intera struttura. Gli operatori coinvolti nel processo hanno espresso grande soddisfazione per la semplicità e l'efficacia del nuovo sistema.

Inoltre, la gestione completamente paperless di tutti i processi ha eliminato la necessità di supporti cartacei, contribuendo a un forte miglioramento dell'impatto ambientale. La digitalizzazione ha reso possibile un'operatività più sostenibile, rispecchiando l'impegno della struttura verso l'innovazione e la responsabilità ambientale.