Gestione manutenzione impianti ed attrezzature antincendio | ARXivar

Il cliente aveva la necessità di automatizzare la compilazione e la pubblicazione online dei registri di controllo dei dispositivi antincendio e impianti antincendio. Questa attività veniva precedentemente gestita in modalità manuale da parte dell’ufficio backoffice, che provvedeva a trascrivere su file Word i dati compilati a mano, su carta, dai tecnici.

Inoltre, il cliente chiedeva la possibilità di notificare eventuali anomalie urgenti e di gestire in modo strutturato l’apertura di ticket di segnalazioni e guasti rilevati dal cliente, per poi pianificare l’intervento in modo rapido.

Sono state realizzate classi documentali differenti per i documenti finali redatti: Registro controlli dispositivi e Registro controlli impianti.

Inoltre, sono state realizzate classi documentali specifiche per ogni tipologia di dispositivo e impianto da controllare, con regole di compilazione e campi a selezione multipla per velocizzare l’inserimento dati e garantirne l’integrità.

Il processo di compilazione registri parte con l’assegnazione dell’intervento. Grazie all’integrazione con il gestionale e la classe documentale dei contratti (contenente il dettaglio dei contratti e delle semestralità di intervento), è stato possibile guidare la scelta del cliente e della sede dove effettuare l’intervento precompilando una serie di informazioni inerenti alla gara d’appalto di riferimento.

Una volta assegnato l’intervento ai tecnici, questi possono prenderlo in carico tramite l’applicazione Android sviluppata ad hoc e compilare i dati necessari per redigere il registro dei controlli, censendo i nuovi dispositivi (in caso di primo intervento) o compilando eventuali anomalie rilevate allegando se necessario le relative foto.

Terminato l’intervento, dall’app viene generato il verbale di manutenzione che può essere firmato dal cliente al termine del controllo.

Una procedura di sincronizzazione dati invia i controlli effettuati in una tabella di confine presente sul server di ARXivar sfruttando le API native e i criteri di autenticazione di ARXivar.

Tramite PluginManager, ciclicamente, vengono processati i record della tabella di confine e generati i profili dei dispositivi controllati in ARXivar. Vengono inoltre importate le foto scattate dal tecnico e il verbale come allegati esterni del registro.

Terminata l’importazione viene aggiornato lo stato del profilo avviando anche il workflow sul registro, in modo da generare le notifiche al cliente per le anomalie, creare un PDF contenente le foto e il dettaglio delle anomalie rilevate e inviare il registro al backoffice. L’ufficio ora si dovrà occupare solo di un controllo del registro generato e della convalida per l’archiviazione e la pubblicazione sul “portale clienti”, sempre tramite ARXivar, in modo da rendere immediatamente accessibile il documento ai clienti.

Ne sono seguite la gestione dei contratti/appalti, la realizzazione del portale clienti per la consultazione dei registri e la gestione del CRM per azioni commerciali e gestione gare d’appalto

A seguito dell’implementazione della soluzione, l’azienda cliente ha riscontrato numerosi benefici.

• Abbattimento dei tempi di gestione dei registri: Non è più necessario attendere che il tecnico porti in ufficio il materiale cartaceo da processare;
• Annullamento della trascrizione manuale dei registri: Il registro in formato digitale che viene compilato direttamente on site, senza più necessità di trascrivere i dati rilevati.
• Immagine aziendale: Con la reportistica generata, i registri, il verbale di intervento e il riepilogo delle anomalie vengono generati sempre con lo stesso layout grafico e impaginazione. Il tutto rimane sempre ordinato, leggibile e unificato.
• Reportistica: Avendo a disposizione dati digitali strutturati grazie ai report di ARXivar, il cliente può gestire in modo strutturato gli acquisti dei dispositivi e dei ricambi in base alle scadenze rilevate durante gli interventi.
• Pubblicazione e notifica automatica del registro: Vengono abbattute le tempistiche di pubblicazione e notifica delle anomalie rilevate al cliente. Grazie agli invii di email automatiche e alla creazione delle utenze automatiche per il portale clienti, non è più necessario l’intervento umano per la notifica dei lavori svolti.
• Sviluppo app Android per lavoro offline: Grazie alla versatilità, robustezza e sicurezza della piattaforma ARXivar, è stato possibile abbattere i tempi di sviluppo dell’app per la compilazione dei registri. Questo ha permesso di concentrarsi su UI e UX e di azzerare quindi i tempi necessari per lo sviluppo di un web server dedicato per l’integrazione tra ARXivar e l’App, sfruttando meccanismi di autenticazione e fonti dati predisposte per le maschere di ARXivar.