Soluzione realizzata da Pragmos
Settore: Servizi
Funzione: Risorse umane
Esigenza
L'esigenza principale del progetto è ottimizzare la gestione dei contratti dei collaboratori, introducendo un sistema digitale che permetta l'archiviazione automatizzata, la gestione delle firme elettroniche e la conservazione sostitutiva a norma di legge.
Questo approccio mira a ridurre i tempi di gestione, eliminare la documentazione cartacea e garantire la conformità normativa, facilitando al contempo la consultazione e il monitoraggio dei documenti.
Realizzazione
La piattaforma consente di gestire in modo efficiente i documenti relativi ai contratti iniziali, ai rinnovi e alle variazioni provvigionali. La particolarità del progetto sta nella gestione delle firme elettroniche tramite il servizio BIX-SIGN, che semplifica e velocizza il processo di sottoscrizione dei documenti.
Una volta generato il documento in formato PDF, saranno apposti gli spazi firma, con il supporto di una utility che riconosce la posizione per ogni firma. Successivamente, il destinatario riceverà una notifica via e-mail con un link per avviare la sessione di firma. Per garantire sicurezza e conformità, l'autenticazione avverrà tramite OTP inviato al numero di telefono del firmatario.
Concluso il processo di firma, il documento aggiornato sarà archiviato su ARXivar, completo di log trace che certificano l'intera procedura, e inviato in conservazione sostitutiva tramite il connettore standard IX-CE. Questo passaggio garantisce la validità legale e l'inalterabilità dei documenti firmati, assicurando al contempo una facile reperibilità grazie ai metadati configurabili per la ricerca avanzata.
Risultati
L'adozione della firma elettronica e della conservazione sostitutiva non solo ottimizza i tempi di gestione, ma rappresenta anche un importante passo verso la digitalizzazione e la dematerializzazione dei processi aziendali, eliminando i costi e i rischi associati alla gestione cartacea.
ARXivar, con le sue funzionalità di workflow e configurabilità, consente inoltre di implementare alert automatici in caso di scadenza delle sessioni di firma o altre necessità operative.
Pragmos
La Pragmos e un’azienda di professionisti specializzati nella consulenza alle imprese e in soluzioni di informatica gestionale
Presenti sul mercato dal 1975
Interventi su oltre 400 aziende in tutta Italia
La nostra mission
Operare nell’area della consulenza di direzione, di organizzazione e controllo e nell’information technology, con una forte integrazione tra risorse di elevata professionalità, al fine di offrire alle aziende clienti, prodotti e servizi integrati.
Prima di cercare le soluzioni cerchiamo di conoscervi.
La prima fase del nostro metodo di lavoro è l'"Analisi conoscitiva", il momento d'indagine dei problemi proposti. Visitiamo l'Azienda, facciamo colloqui con i Responsabili dei Settori interessati, raccogliamo le informazioni necessarie. Infine presentiamo un rapporto diagnostico che individua:
- I settori di intervento
- Le ipotesi di lavoro
- Le priorità e i tempi di realizzazione
- I costi
