Soluzione realizzata da Adawen
Settore: Automotive
Funzione: Vendite
Esigenza:
Il processo nasce dall'esigenza di implementare un sistema di firma elettronica avanzata (FEA) per gestire in modo digitale e sicuro le proposte d'acquisto di veicoli.
Il sistema deve garantire la tracciabilità delle operazioni, essere semplice da usare per venditori e clienti, e ottimizzare il flusso di lavoro per il caricamento, la verifica e la firma dei documenti.
L'obiettivo è trovare una soluzione digitale per la firma dei contratti, che mantenga elevati standard di affidabilità e sicurezza.
Realizzazione:
La soluzione prevede l'utilizzo del sistema ARXivar come piattaforma di gestione documentale, integrato con la suite BIXhub per la gestione della firma elettronica.
Attraverso ARXivar verrà gestito il documento, mentre i moduli BIX-IDE e BIX-SIGN si occuperanno rispettivamente di identificare in maniera sicura gli attori coinvolti (tramite SPID o CIE) e gestire la firma elettronica dei documenti. Dopo la firma, i documenti verranno conservati elettronicamente su IX-CE, con la registrazione completa delle operazioni di firma, garantendo tracciabilità, sicurezza e conformità alle normative.
Il flusso di lavoro che è stato sviluppato prevede che il sistema monitori una cartella di rete per individuare i contratti di vendita, li archivia e li profila sulla piattaforma ARXivar, estraendo automaticamente i metadati dal file PDF. Se necessario, durante il processo di firma elettronica vengono richiesti ulteriori dati al venditore.
Una volta acquisiti tutti i dati necessari, si attiva in automatico il processo di identificazione degli attori coinvolti per la firma della proposta d'acquisto (sfruttando BIX-IDE) e successivamente viene creata una sessione di firma (attraverso BIX-SIGN) per firmare i documenti richiesti. Nella medesima sessione di firma viene richiesto, sia al cliente che al venditore, di firmare il modulo di adesione al servizio di firma elettronica avanzata e la proposta d'acquisto, con eventuale compilazione dei campi privacy a carico del cliente. Tutti i documenti firmati (proposta e adesione) vengono automaticamente inviata via email ai firmatari e successivamente in conservazione elettronica.
Risultati:
Il processo di gestione della firma elettronica avanzata consente una digitalizzazione completa e sicura delle proposte d'acquisto dei veicoli, garantendo tracciabilità, conformità normativa e conservazione elettronica dei documenti firmati insieme ai relativi log.
La soluzione ottimizza i flussi di lavoro grazie all'autenticazione tramite SPID/CIE e alla firma con OTP, migliorando l'esperienza per tutti gli utenti coinvolti. Inoltre, il sistema assicura la disponibilità immediata dei documenti firmati tramite invio automatico via email e permette un controllo in tempo reale delle sessioni di firma.
Adawen
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