Firma Elettronica Avanzata per i contratti | ARXivar

La gestione della contrattualistica e dei contratti firmati ha sempre rappresentato un processo particolarmente delicato per via della sensibilità dei dati trattati, della necessità di una gestione precisa e controllata in ogni sua fase e soprattutto dell'importanza del contenuto informativo e giuridicamente vincolante che decreta un accordo tra le parti.

Questa complessità è stata la leva che ha motivato l'esigenza di digitalizzare l'intero processo in ogni suo aspetto: dalla redazione della documentazione contrattuale sulla base di modelli predefiniti, al controllo e approvazione della documentazione da parte dei responsabili fino all'avvio ed il monitoraggio dell'intero processo di firma tramite firme elettroniche forti e con valore legale al pari delle firme autografe precedentemente utilizzate.

Altrettanto importante è stata la necessità di automatizzare l'organizzazione della documentazione firmata in un archivio organizzato e conservato a norma come previsto dalla normativa.

Grazie ad ARXivar siamo riusciti a realizzare quanto necessario: automatizzare l'intero processo di firma elettronica tramite le  procedure di Firma Elettronica Avanzata (FEA) rispettando l'iter previsto dall'azienda in ogni fase del ciclo di vita del processo.

Tramite la gestione dei modelli e delle maschere di archiviazione di ARXivar sono stati realizzate le tipologie di contratti che l'azienda doveva gestire. I modelli redatti direttamente in formato PDF sono stati realizzati con campi dinamici e automaticamente compilabili in fase di redazione del documento permettendo agli operatori di standardizzare i formati ed i layout dando loro la possibilità di variare solo i contenuti necessari.

La fase di controllo e approvazione è stata oggetto di uno specifico workflow che viene avviato dopo la fase di redazione del documento e coinvolge tutte le figure definite nel processo approvativo. Salvo modifiche al documento oggetto di verifica, viene avviato il processo di firma che prevede l'invio in automatico al firmatario di una e-mail con un link alla procedura guidata di firma elettronica. Il firmatario riceverà quindi, oltre al contratto da firmare, anche eventuali allegati definiti dall'organizzazione e tutta la procedura verrà puntualmente tracciata in ogni sua fase come previsto dalla normativa. L'intero tracciamento operativo viene quindi sintetizzato in un file (TraceLog) allegato al documento firmato garantendone l'autenticità e la validità giuridica.

Apposte le firme elettroniche richieste il processo si conclude restituendo all'azienda il contratto firmato direttamente all'interno di ARXivar, opportunamente archiviato, indicizzato e fascicolato. L'azienda firmataria dell'accordo riceverà tramite e-mail copia dell'accordo firmato.

Il contratto firmato, una volta rientrato in automatico all'interno dell'ambiente ARXivar, verrà sottoposto al processo di conservazione digitale come previsto dalla normativa ed il processo si conclude.

Oggi l'intero processo di redazione, distribuzione, firma, reperimento della documentazione firmata e archiviazione con conservazione a norma dei contratti è totalmente digitalizzato.

Il documento infatti nasce in formato digitale e, per l'intero suo ciclo di vita, viene gestito in modalità digitale ottenendo importanti vantaggi quali:

• Il controllo e la verifica tramite processi automatizzati da parte dei responsabili;
• La standardizzazione dei layout e delle fasi operative previste dal processo;
• Distribuzione e condivisione della documentazione firmata in tempo reale;
• Il recupero della documentazione firmata e l'archiviazione della stessa viene eseguita in automatico azzerando il rischio di errori e smarrimento;
• Inoltre non viene più redatto un contratto in formato cartaceo e non vengono più create molteplici copie dello stesso documento;
• La conservazione a norma garantisce la validità legale del contratto in formato digitale e ne preserva l'integrità.