Digitalizzazione e Integrazione dell’Assistenza Tecnica | ARXivar

Il cliente, realtà consolidata nel settore della robotica industriale con oltre 45 anni di esperienza, progetta e realizza soluzioni di automazione personalizzate per l’industria manifatturiera. L’attenzione all’innovazione tecnologica è da sempre al centro della sua strategia, con l’obiettivo di offrire sistemi avanzati e un servizio di assistenza efficiente e tracciabile.

L’azienda gestiva le attività di assistenza tecnica attraverso processi manuali e non strutturati: le richieste arrivavano telefonicamente e le informazioni venivano annotate su fogli o documenti non condivisi. Inoltre, mancava un sistema unico per il tracciamento delle richieste e la pianificazione degli interventi.

L’assenza di documenti centralizzati, di un workflow digitale e di un calendario condiviso rendeva complesso coordinare tecnici, autorizzazioni e appuntamenti. 

Inoltre, non era possibile avere una visibilità in tempo reale sullo stato dei ticket o sulle attività svolte, con conseguenti ritardi e inefficienze.

Grazie all’introduzione di ARXivar, è stata possibile la digitalizzazione del processo di assistenza tecnica, integrato in un unico sistema di gestione documentale e workflow.

Dalla presa in carico telefonica viene generato automaticamente un ticket digitale, assegnato al tecnico competente e collegato al calendario condiviso. Tutte le fasi — apertura, lavorazione, approvazione e chiusura — sono ora tracciate e consultabili all’interno della piattaforma.

Se l’intervento non può essere gestito da remoto, il tecnico può richiedere l’autorizzazione per una trasferta direttamente dal workflow ARXivar, mantenendo la catena autorizzativa e la documentazione correlata in un unico ambiente.

Grazie a un plugin dedicato, sviluppo realizzato dal partner SMEUP e integrato con ARXivar, anche gli utenti finali possono consultare in autonomia il calendario degli appuntamenti e lo stato di avanzamento delle proprie richieste.

I ticket sono completamente personalizzabili: è possibile inserire tipologia di intervento, date, note, allegati (foto, documenti tecnici, report), e al termine del processo viene generato automaticamente un verbale di intervento condiviso con l’utente.

In caso di proroghe o attività non concluse, è prevista la possibilità di riaprire il task e riprogrammare l’intervento, garantendo la continuità operativa e la tracciabilità storica di ogni attività.

L’azienda ha ottenuto un processo di assistenza completamente digitalizzato, condiviso e sotto controllo.

I principali benefici includono:

• Migliore efficienza operativa e riduzione dei tempi di risposta.
• Tracciabilità completa di ogni intervento e documento.
• Comunicazione integrata tra tecnici, responsabili e clienti.
• Pianificazione ottimizzata grazie al calendario condiviso.
• Storico digitale degli interventi utile per analisi e miglioramento continuo.

SVILUPPI FUTURI:

Il progetto evolverà con l’introduzione della firma digitale dei verbali, la conservazione sostitutiva direttamente in ARXivar e l’estensione del workflow alla gestione dei rapportini e al processo di fatturazione elettronica. In questo modo, si completerà la digitalizzazione del processo di assistenza tecnica.