Soluzione realizzata da Advinser
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Un importante gruppo operante nel settore della vendita del gas naturale e dell’energia elettrica, leader nel Centro Italia, necessitava di soluzioni specifiche per ottimizzare la gestione documentale e i processi aziendali delle sue Aree Legal.
Le esigenze principali includevano la gestione del registro cause, dei flussi informativi e dei contratti con le agenzie.
Realizzazione
Per soddisfare queste esigenze, sono stati presentati tre progetti distinti utilizzando ARXivar e andando a creare sistemi di gestione documentale digitale:
Progetto A – Registro Cause:
- Configurazione dell’impianto, inclusa la definizione degli utenti e dei gruppi ARXivar, la definizione degli stati ARXivar, la definizione riservatezze e configurazione delle Viste.
- Gestione del registro cause, con la configurazione della classe documentale, la definizione dei campi aggiuntivi e l’avvio di processi workflow per la gestione dei preventivi, delle notifiche e dei conferimenti.
Progetto B – Flussi Informativi:
- Configurazione della classe documentale per i flussi informativi e la definizione dei campi aggiuntivi.
- Avvio di processi workflow per la generazione e l’invio trimestrale di documenti relativi ai flussi informativi.
Progetto C – Contratti Agenzia:
- Gestione dei contratti con le agenzie, incluso la configurazione della classe documentale, la definizione dei campi aggiuntivi e l’installazione/configurazione di Arx-eSign per la firma digitale avanzata.
- Avvio di processi workflow per la gestione dei contratti e l’invio delle notifiche con allegati.
Ogni progetto è stato personalizzato per rispondere alle esigenze specifiche del cliente, con particolare attenzione alla configurazione delle classi documentali, dei campi aggiuntivi e dei workflow per automatizzare i processi
Risultati
Grazie all’implementazione dei progetti ARXivar, il cliente ha ottenuto significativi miglioramenti nella gestione documentale e nei processi aziendali:
- Ottimizzazione dei processi: riduzione dei tempi necessari per completare le attività.
- Centralizzazione delle informazioni: la configurazione delle classi documentali e dei campi aggiuntivi consente di organizzare e strutturare in modo efficiente le informazioni relative alle cause legali, ai flussi informativi e ai contratti con le agenzie. Questo permette una rapida ricerca e accesso alle informazioni pertinenti, migliorando la produttività e facilitando la collaborazione tra i dipartimenti.
- Sicurezza dei dati: L’installazione e la configurazione di Arx-eSign per la firma digitale avanzata garantisce un livello elevato di sicurezza dei documenti, soprattutto per i contratti con le agenzie.
- Trasparenza e controllo: L’implementazione dei processi workflow per la gestione dei preventivi, delle notifiche, dei conferimenti e degli invii trimestrali di documenti assicura una maggiore trasparenza e controllo sui flussi di lavoro. Ciò significa una migliore tracciabilità delle attività svolte e una maggiore conformità ai requisiti normativi e legali.
Advinser
Advinser con sede tra le Crete Senesi, nel cuore della splendida campagna toscana, emerge come punto di riferimento nel panorama dell'innovazione digitale.
L'identità è fondata sull’unione tra lo spirito e la mentalità dinamica tipici delle startup e l'esperienza ultradecennale della leadership. Si distingue per la presenza di interlocutori qualificati e partner affidabili nel mercato delle medie e grandi industrie con una particolare focalizzazione sui settori Fashion Luxury e Utilities.
La gamma dei servizi offerti include:
PIATTAFORME SAAS Soluzioni pronte, flessibili e con accesso online.
SYSTEM INTEGRATION Integrazioni tecnologiche per creare soluzioni uniche e funzionali.
SOFTWARE TAILOR MADE Software personalizzati e sviluppati su misura.
Quello che rende Advinser unica è la sua capacità di ascoltare attentamente le esigenze dei clienti e di creare soluzioni personalizzate che riflettono l'essenza del loro brand/industry di riferimento.
