Soluzione realizzata da Talea Consulting
Settore: Alimentare
Funzione: Risorse umane
Esigenza
Un’azienda leader nella ristorazione collettiva in Italia, attiva nei settori scolastico, sociosanitario, aziendale e nel catering, ha intrapreso un percorso di digitalizzazione per ottimizzare la gestione dei contratti di assunzione e delle sospensioni stagionali.
L’obiettivo principale era l’efficientamento dei tempi di consegna e la centralizzazione del repository documentale. L’integrazione con il software Zucchetti era fondamentale per superare le criticità legate alla distribuzione geografica dei dipendenti, eliminando la gestione cartacea tramite posta a favore di un processo di firma elettronica centralizzato e sicuro.
Realizzazione
La risposta di Talea Consulting si è tradotta in workflow completamente automatizzati, basati sull’integrazione tra Zucchetti, ARXivar Document & Workflow Platform, Firma Elettronica, Connettore Documenti e il Task Mail di Talea Consulting, per gestire in modo intelligente l’intero ciclo di vita dei contratti.
Per le assunzioni abbiamo strutturato un processo che garantisce al dipartimento HR e al Responsabile Risorse Umane piena visibilità e controllo sull’iter. I dati vengono recuperati automaticamente su Zucchetti tramite le API del Connettore Documenti, evitando il data entry iniziale. ARXivar crea i contratti in modo automatico, estrapolando i dati delle nuove risorse da Zucchetti e basandosi su template specifici a seconda della tipologia di assunzione. I documenti contrattuali vengono poi tracciati digitalmente in ogni passaggio e firmati via OTP con ARXivar Sign sia dal responsabile HR sia dal dipendente. Una volta apposte tutte le firme, i contratti vengono inviati in conservazione digitale a norma tramite ARXivar eArchiving.
È stato introdotto un flusso dedicato anche per le sospensioni. Il dipartimento delle Risorse Umane genera la sospensione in ARXivar, il quale la invia in formato PDF al dipendente tramite il Task Mail per la presa visione. Al momento dell’apertura, ARXivar trasmette automaticamente la notifica di conferma alle Risorse Umane, assicurando tracciabilità anche in questa fase.
Risultati
Grazie all’integrazione delle tecnologie utilizzate, l’azienda dispone oggi di un repository unico per la gestione di circa 2.500 contratti l’anno, eliminando il rischio di smarrimenti e riducendo drasticamente i casi di contratti che restano non firmati.
I benefici si vedono subito anche sui tempi: l’invio e la ricezione dei documenti si sono velocizzati fino all’80%, mentre le attività operative legate alla gestione documentale si sono ridotte fino al 70% grazie all’eliminazione del data entry manuale e all’integrazione tra ARXivar e Zucchetti.
In parallelo, la documentazione è diventata molto più facile da trovare: le ricerche sono più rapide e accurate, con un -50% nei tempi di reperimento. Infine, la condivisione dei dati tra gli uffici è più efficace, perché il flusso informativo è ora coerente, integrato e sempre aggiornato.
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 15 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.
