Digitalizzazione della gestione documentale e del ciclo passivo fornitori | ARXivar

L’azienda cliente è una realtà di primo piano nel panorama caseario nazionale, riconosciuta per la qualità dei prodotti e per la capacità di operare secondo rigorosi standard internazionali.

Come molte aziende strutturate, gestisce ogni giorno un elevato flusso di ordini, consegne, documenti di trasporto e fatture. Il tutto, all’interno di un processo che coinvolge più reparti e che richiede coordinamento, precisione e velocità.

La volontà dell’azienda è stata quella di compiere un salto evolutivo verso una gestione documentale moderna, capace di digitalizzare e rendere più fluidi i processi operativi, in particolare quelli relativi al pagamento dei fornitori.

Il modello attuale, sebbene consolidato e supportato dal sistema gestionale ERP, si fondava su attività manuali che sottraevano tempo alle persone e rallentavano il ciclo passivo. La produzione degli ordini, l’invio ai fornitori, la raccolta delle bolle, il controllo delle merci in ingresso, la verifica della fattura e l’approvazione del pagamento seguivano un percorso nel quale le informazioni venivano trasmesse tramite documenti cartacei, email non strutturate o controlli ripetuti da uffici diversi. L’inserimento dei documenti nel gestionale è affidato a ciascun reparto, così come la verifica della coerenza tra ordine, bolla e fattura. Un passaggio decisivo per evitare errori, contestazioni e ritardi nei pagamenti.

In questo contesto, la scelta della digitalizzazione del flusso fornitori strutturato attraverso la piattaforma ARXivar nasce dall’esigenza di ridurre attività a basso valore, eliminare dispersioni informative e introdurre un flusso digitale che accompagni ogni documento lungo l’intero ciclo.

La trasformazione inizia con la creazione automatica del fascicolo digitale del fornitore, nel quale vengono raccolti in modo ordinato ordini, bolle, fatture e ogni documento correlato. ARXivar intercetta l’emissione degli ordini nell’ERP, ne acquisisce metadati e contenuti. Una volta fatto, li archivia automaticamente e li invia al fornitore secondo le modalità definite dall’azienda, liberando gli operatori da attività ripetitive e non strategiche.

Con la stessa logica vengono organizzate anche le bolle di consegna, che vengono collegate all’ordine tramite codici a barre o acquisizione digitale, così da garantire la piena tracciabilità del processo. Quando arriva la fattura, il sistema è già in grado di collegarla alla relativa documentazione e di avviare controlli automatici di congruità. Il sistema si occuperà di segnalare eventuali incongruenze ai reparti competenti e generare notifiche puntuali per ogni passaggio.

Tutto ciò confluisce nel momento decisivo dell’approvazione del pagamento. In questa fase, ARXivar assume il ruolo di orchestratore, mettendo a disposizione della tesoreria e dell’amministrazione un quadro chiaro delle scadenze, delle priorità e delle fatture realmente pagabili. L’amministratore riceve solo le fatture già verificate, con un’informazione immediata sul loro stato e con un percorso tracciato che consente decisioni rapide e consapevoli. Una volta approvato il pagamento, la piattaforma trasferisce l’informazione al gestionale e alla piattaforma bancaria, accompagnando l’azienda fino alla registrazione finale della transazione.

I cinque vantaggi ottenuti dalla digitalizzazione del flusso fornitori sono:

• Automatizzazione completa del ciclo passivo, con eliminazione di attività manuali e processi cartacei che rallentavano l’operatività amministrativa.
• Creazione automatica del fascicolo digitale del fornitore, che centralizza ordini, bolle, fatture e documenti correlati, migliorando tracciabilità e controllo.
• Riduzione degli errori e delle incongruenze, grazie ai controlli automatici di congruità tra ordine, bolla e fattura e alle notifiche verso i reparti coinvolti.
• Maggiore velocità e trasparenza nelle approvazioni. Ora, l’amministrazione e la tesoreria dispongono di una visione immediata dello stato delle fatture e delle scadenze.
• Ottimizzazione del processo di pagamento, con un flusso digitale che accompagna il documento fino alla registrazione finale, migliorando efficienza e puntualità verso i fornitori.