La digitalizzazione dei flussi HR che trasforma la gestione documentale | ARXivar

Il cliente è una realtà consolidata nel settore delle costruzioni prefabbricate, con una lunga esperienza nella realizzazione di strutture in cemento armato normale e precompresso per l’edilizia industriale e civile.

L’azienda si impegna costantemente nella ricerca e sviluppo di nuove soluzioni, offrendo un pacchetto completo di servizi dalla progettazione all’assistenza post-vendita.

L’azienda affrontava una problematica significativa legata all’elevato turnover di dipendenti interinali. Questo comportava un forte appesantimento della gestione documentale HR, con scadenze, rinnovi e la necessità di tracciare un’ingente quantità di documenti. La gestione era prevalentemente manuale, basata su fogli Excel, rendendo complessa la gestione delle visite mediche, dei dispositivi di protezione individuale (DPI) e dei rinnovi contrattuali, con conseguenti ritardi ed inefficienze. Mancava un sistema unico per la tracciabilità del dipendente e della documentazione associata.

È stata implementata una soluzione basata su ARXivar per digitalizzare i flussi HR e ottimizzare l’intera gestione documentale. La soluzione ha permesso di creare un processo strutturato che consente la tracciabilità del dipendente dal momento dell’assunzione fino alla cessazione del rapporto.

Le funzionalità chiave includono:

• Processo di assunzione e gestione documentale:
  • Al momento dell’assunzione, un processo apre un task per l’operatore HR con l’elenco dei documenti necessari.
  • Distinzione tra documenti esterni da acquisire (es. carta d’identità, codice fiscale) e documenti interni da far firmare (es. detrazioni).
  • Il task rimane aperto finché tutti i documenti non vengono acquisiti.
  • Il sistema precompila i moduli interni e consente la scansione e l’abbinamento dei documenti firmati.
• Gestione visite mediche:
  • Generazione automatica di alert per la prenotazione delle visite mediche.
  • Richiesta del certificato in prossimità della data effettiva della visita.
  • Il sistema memorizza la prossima scadenza delle visite, riattivando il processo automaticamente.
• Monitoraggio dispositivi (DPI):
  • Tracciabilità dei dispositivi antinfortunistici (scarpe, giacca, ecc.) associati in base al ruolo del dipendente.
• Gestione rinnovi contrattuali:
  • Procedure e alert per i rinnovi dei contratti, garantendo la produzione della documentazione necessaria e prevenendo la perdita di informazioni.
• Integrazione e Personalizzazione:
  • La soluzione è stata interamente sviluppata all’interno di ARXivar, sfruttando appieno le sue potenzialità.
  • Il processo supporta utenti illimitati, sebbene l’utilizzo principale sia circoscritto all’ufficio HR.

L’azienda ha ottenuto un flusso HR e documentale completamente digitalizzato, condiviso e sotto controllo.

I principali benefici includono:

• Eliminazione/Riduzione della Carta: Digitalizzazione completa della documentazione.
• Efficientamento del Processo: Ottimizzazione dei flussi di lavoro e riduzione delle tempistiche.
• Miglior Controllo: Visibilità in tempo reale sullo stato dei processi e dei documenti.
• Riduzione Errori: Automazione delle procedure per minimizzare gli errori manuali.
• Tracciabilità Completa: Monitoraggio dettagliato di ogni intervento e documento.

SVILUPPI FUTURI

Il progetto continuerà ad evolversi con l’obiettivo di integrare ulteriormente i processi e sfruttare nuove funzionalità di ARXivar.