Soluzione realizzata da SL Technology
Settore: Multisettore
Funzione: Vendite
Esigenza
L'azienda, specializzata in automazione e monitoraggio impianti, necessitava di gestire in modo ottimale e automatizzato gli aspetti che vanno dall'archiviazione di una richiesta di offerta sino all'invio dell'offerta commerciale al cliente, passando per lo studio di fattibilità e l'archiviazione dei documenti collegati.
Il processo di redazione dell'offerta presenta una serie di punti critici dovuti alla disponibilità di tutta la documentazione tecnica e contrattuale necessaria prima di arrivare all'emissione dell'offerta vera e propria. Trattandosi per la maggior parte di bandi, gli step di controllo dei documenti sono fondamentali; senza un processo di controllo informatizzato, l'operazione diventerebbe lunga e complessa.
Realizzazione
Per la digitalizzazione del processo, SL Technology ha realizzato un workflow con ARXivar Next per poter gestire l'intero flusso in digitale.
All'archiviazione di una richiesta di offerta, viene chiesta un'analisi preliminare al reparto tecnico per determinare se procedere con la realizzazione dell'offerta o se declinare la richiesta ricevuta.
Se si può procedere con la realizzazione dell'offerta, vengono avviati due task: uno per il caricamento dell'offerta, del file costi e della documentazione tecnica e uno per il caricamento della documentazione amministrativa. Tutti questi documenti sono fondamentali e necessari per poter avanzare allo step successivo.
Quando entrambi i task sono conclusi, viene chiesto al direttore commerciale di controllare i documenti caricati. Dopo il controllo è possibile decidere se firmare l'offerta o se richiedere ulteriori documenti, nel caso non siano stati caricati tutti quelli necessari.
Alla conclusione del processo viene apposta la firma del direttore commerciale e l'offerta viene inviata al cliente tramite e-mail.
Risultati
I risultati raggiunti grazie alla digitalizzazione del processo sono:
- l'ottimizzazione di processi commerciali;
- la redazione di offerte complesse attraverso un unico processo in ARXivar;
- la garanzia di effettiva compilazione di tutti i dati necessari prima dell'invio dell'offerta.
SL Technology
Siamo una software house che opera con successo nel settore informatico sin dal 1997. Focalizzata, sin dalle origini, nell’implementazione del software gestionale, oggi l’azienda vanta una gamma di prodotti e servizi IT in grado di gestire a 360 gradi ogni realtà aziendale. Software gestionale, documentale, workflow, business intelligence, CRM, app, portali web… qualunque sia l’esigenza aiutiamo le aziende a implementare e integrare le varie piattaforme software.
