Digitalizzazione DDT cliente con SAP e ARXivar

Il cliente aveva l’esigenza di ottimizzare e semplificare la gestione dei Documenti di Trasporto (DDT) relativi alla consegna delle merci.

Fino a quel momento, i DDT venivano stampati in triplice copia ogni mattina a un orario prestabilito e consegnati manualmente allo spedizioniere durante la giornata.

Lo spedizioniere firmava tutti i documenti e tratteneva le proprie copie, portandole fisicamente con sé.

Successivamente, l’azienda doveva attendere il rientro dei DDT firmati per le consegne, verificando manualmente eventuali documenti mancanti e inviando solleciti quando necessario.

È stato installato e configurato ARXivar, collegandolo a SAP tramite il connettore SAP-ARXivar sviluppato da Regesta. Ogni volta che l’operatore registra un’uscita merci nel gestionale, la stampa del DDT in formato PDF, con tutti i metadati associati, viene automaticamente archiviata in ARXivar con lo stato ATTESA DI SPEDIZIONE.

Al momento dell’arrivo del trasportatore, l’operatore utilizza uno scanner per leggere il barcode della picking list all’interno di una vista di ricerca ARXivar, che mostra a video il PDF del DDT e avvia il processo di firma digitale tramite una tavoletta Wacom.

Una volta applicata la firma digitale, ARXivar invia in automatico:

• il timestamp dell’effettiva partenza della merce a SAP;
• una notifica per confermare l’avvenuta spedizione all’amministrazione e al customer service;
• una copia del DDT e degli eventuali allegati via email al trasportatore;
• una mail tramite BIX-SIGN per ottenere la conferma di ricezione al cliente.

L’ottimizzazione del processo documentale per la gestione dei DDT ha portato benefici significativi in termini di riduzione dei consumabili e maggiore tracciabilità dei documenti. Il sistema gestionale e i reparti coinvolti sono ora perfettamente sincronizzati sulla movimentazione delle merci, con accesso in tempo reale a tutti i dettagli necessari.

Il destinatario riceve immediatamente la notifica della partenza della merce, con informazioni dettagliate come dimensioni e peso dei colli, e può firmare l’accettazione della consegna in modo rapido e semplice, migliorando così l’efficienza e la comunicazione tra le parti.