Soluzione realizzata da NORATECH
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Le PEC e le relative ricevute di accettazione, consegna, mancato recapito, sono documenti aziendali e vanno obbligatoriamente conservati ai sensi del Codice Civili, artt. 2214 e 2220 e dell'art.43 del Codice dell'Amministrazione Digitale. La conservazione, analogamente a quanto previsto per le scritture contabili cui i messaggi PEC si riferiscono, ha una durata temporale di dieci anni.
Basterebbe quindi stamparle o conservarle nella casella di posta? No, perché la conservazione nella casella PEC, nel client di posta o la stampa non sono riconosciute dalla legge come misure di conservazione a norma.
Arxivar Next, unito al servizio di conservazione a norma offerto da Arxivar IXCE, consente di conservare le PEC e le relative ricevute conformemente ai requisiti di legge.
Realizzazione
Ancora una volta, il connubio tra Arxivar Next e Arxivar IXCE permette di assolvere in modo semplice e legalmente corretto all'obbligo di legge:
- viene creata l'anagrafica del cliente sulla piattaforma Arxivar IXCE, specificando nel modulo di attivazione che verranno conservate le PEC e le ricevute relative.
- Vengono quindi creati in Arxivar Next la classe documentale e il flusso di gestione delle mail e delle ricevute.
- Configurati POP e SMTP in Arxivar Next, il flusso manda in conservazione le mail spedite e ricevute, con le relative ricevute.
- Da Arxivar Next posso facilmente consultare tutto l'archivio mail e ricevute.
- Ovviamente, posso includere nel fascicolo del cliente, per esempio, anche le PEC, unitamente agli altri documenti e informazioni.
Risultati
I risultati ottenuti da una piena gestione della conservazione a norma delle PEC grazie ai servizi Arxivar Next e Arxivar IXCE sono evidenti:
- piena compliance alla norma.
- Compliance retroattiva, perché il flusso salva anche PEC e ricevute passate non ancora salvate a sistema (a patto di non averle cancellate).
- Razionalizzazione delle informazioni e fascicolazione delle PEC nel flusso informativo/documentale ascritto ad ogni cliente o progetto.
NORATECH
Noratech è un’azienda che offre consulenze e soluzioni in ambito informatico, infrastrutturale e digitale ad aziende di ogni settore e dimensione.
Nasce nel 2008 con l’obiettivo di sostenere le aziende nella transizione digitale, aiutandole a ottimizzare i quotidiani processi di lavoro e a sfruttare il potere dei dati e delle informazioni. Negli anni Noratech si è specializzata nella continua ricerca di soluzioni moderne e innovative che potessero soddisfare le esigenze dei propri clienti e risolvere i loro problemi.
Oggi Noratech conta più di 50 professionisti tra tecnici informatici, programmatori, sviluppatori, consulenti per la privacy, esperti di marketing e comunicazione che collaborano in modo sinergico e mettono la loro expertise al servizio degli obiettivi di business delle aziende clienti."
