Soluzione Business Process Management per la digitalizzazione documentale | ARXivar

L'esigenza era digitalizzare i flussi documentali aziendali in modo strutturato e integrato, attraverso l'implementazione di una soluzione di Business Process Management (BPM) in grado di garantire un'archiviazione ottimizzata e una gestione centralizzata delle informazioni.

Uno dei requisiti fondamentali era l'integrazione diretta con l'ERP Microsoft Business Central, per assicurare coerenza e continuità tra i processi gestionali e quelli documentali, evitando ridondanze e semplificando le operazioni quotidiane.

Inoltre, l'azienda ricercava una piattaforma flessibile, che permettesse una condivisione sicura e immediata dei documenti tra i diversi reparti aziendali. In ottica futura, era altrettanto importante poter estendere l'accesso anche a collaboratori esterni, come agenti, fornitori e clienti, garantendo sempre un elevato livello di controllo e sicurezza delle informazioni.

Per accompagnare l'azienda nel percorso di digitalizzazione, è stata progettata un'infrastruttura informatica su misura per le esigenze del settore ad alta complessità come quello manifatturiero.

Sono stati predisposti due ambienti ARXivar:

• Un server di produzione, dove è attivo il sistema documentale utilizzato ogni giorno per gestire in modo strutturato e sicuro la documentazione tecnica, commerciale e amministrativa.
• Un server di test, utilizzato per provare nuovi flussi e aggiornamenti, senza interferire con le attività quotidiane.

Il sistema permette l'archiviazione automatica di documenti come ordini, conferme, disegni tecnici e bolle, provenienti da mail, portali o scanner. Tutto avviene in modo tracciato e centralizzato.

È stato inoltre configurato un accesso da remoto sicuro per consentire l'utilizzo del sistema anche da dispositivi mobili, utile per il personale tecnico e commerciale spesso in movimento.

A livello funzionale, è stata implementata una piattaforma BPM per ottimizzare la gestione dei processi interni e favorire la collaborazione tra uffici tecnici, produzione e amministrazione, garantendo tempi più rapidi e informazioni sempre disponibili e condivise.

Implementare una soluzione BPM per la digitalizzazione dei documenti ha permesso una più facile e immediata collaborazione interna ed esterna, così da ottenere un armonizzazione dei processi e avere una condivisione delle informazioni tra tutti i soggetti coinvolti, oltre che avere un quadro completo del monitoraggio dei processi operativi e una loro migliore efficienza in termini di tempo e recupero delle informazioni storiche.