Gestione automatizzata di ODA e Conferme d’Ordine con l’IA | ARXivar

Una struttura manifatturiera, specializzata nella fabbricazione di macchine per l’industria alimentare e laboratori artigianali, in particolare per la panificazione, la pasticceria e la produzione di snack salati, ha avuto la necessità di ottimizzare il processo di verifica dei dati presenti all’interno dei documenti di acquisto attraverso l’applicazione dell’Intelligenza Artificiale.

L’esigenza di un sistema di automazione della gestione ordini con l’AI verteva sul confronto tra ordini di acquisto e conferme d’ordine dei fornitori, per evidenziare eventuali differenze su articoli, quantità, prezzi e date di consegna.

La nostra risposta si è concretizzata attraverso un workflow completamente automatizzato che collega il sistema ERP, ARXivar e l’AI per gestire in modo intelligente il processo degli ordini di acquisto, generati direttamente dall’ERP e archiviati automaticamente in ARXivar. Da qui, il sistema provvede a inviare una e-mail al fornitore che lo guida nelle operazioni successive.

All’interno della comunicazione sono presenti link e pulsanti che permettono al fornitore di visualizzare il documento e di caricare la propria conferma d’ordine attraverso un form web dedicato. Ogni azione compiuta dal destinatario viene tracciata in tempo reale, consentendo di sapere se il documento è stato visualizzato, se la conferma è stata caricata o se non è ancora stata effettuata alcuna operazione. In caso di mancata risposta entro i tempi stabiliti, il sistema provvede automaticamente a inviare dei solleciti.

Nel momento in cui il fornitore carica la conferma d’ordine tramite il form web, si attiva l’Intelligenza Artificiale, che effettua un’analisi automatica confrontando i dati presenti nell’ordine di acquisto con quelli della conferma ricevuta. Il confronto riguarda in particolare gli articoli, le quantità, i prezzi unitari e le date di consegna.

Se il risultato dell’analisi non evidenzia alcuna discrepanza, l’ordine di acquisto viene approvato in automatico sull’ERP senza bisogno di interventi manuali. Al contrario, se vengono riscontrate differenze tra i due documenti, il sistema genera una segnalazione automatica indirizzata all’ufficio acquisti, che riceve il dettaglio delle anomalie e può decidere come procedere, approvando, modificando o richiedendo una nuova conferma al fornitore.

Questo processo integrato consente di eliminare le verifiche manuali, garantisce la tracciabilità completa di ogni fase e accelera notevolmente la gestione degli ordini e delle conferme d’ordine.

I vantaggi derivanti dall’introduzione di questa soluzione per l’automazione della gestione degli ordini con l’AI sono significativi. Considerando un volume medio di circa 5.500 ordini di acquisto all’anno, il 50% degli ordini viene approvato automaticamente, eliminando completamente l’operatività manuale del personale dell’ufficio acquisti per questa parte del processo.

Per il restante 50% degli ordini, che presentano differenze da verificare, i tempi di gestione si riducono comunque del 40%, grazie alla disponibilità immediata delle informazioni sulle discrepanze evidenziate dall’intelligenza artificiale.