Soluzione realizzata da GP Informatica
Settore: Multisettore
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza:
L'azienda cliente, attiva nel settore manifatturiero da più di 20 anni, ha sempre gestito l'approvazione degli ordini fornitori in formato cartaceo. Gli ordini venivano stampati e depositati sulla scrivania del direttore di produzione e poi riconsegnati all'ufficio acquisti. Con il passare del tempo l'approvazione si è dimostrata macchinosa e impossibile da effettuare durante i numerosi viaggi di lavoro all'estero del direttore. Inoltre, alcuni ordini sono andati persi e la loro approvazione è stata ritardata comportando costi di acquisto maggiori per soddisfare le urgenze.
Si è quindi deciso di implementare un workflow approvativo, accessibile anche dall'esterno, integrato con il gestionale Target Cross, già in uso presso l'azienda.
Il direttore di produzione deve poter approvare gli ordini fornitori relativi alla produzione per importi superiori a una certa cifra o relativi a una specifica categoria merceologica. L'utente deve poter specificare i motivi della richiesta di revisione.
All'approvazione del documento viene inviata una e-mail al fornitore con una copia PDF dell'ordine vidimata dal direttore di produzione. Il tutto deve essere accessibile all'interno del gestionale e da dispositivo mobile quando il direttore di produzione è in viaggio per evitare rallentamenti nell'approvvigionamento. Gli ordini che non necessitano di approvazione vengono comunque inviati al direttore dell'ufficio vendite per approvazione "veloce".
Realizzazione:
All'atto del salvataggio del documento pronto per essere inviato al fornitore viene salvata una copia del PDF all'interno di ARXivar Next e avviato il workflow. Il workflow controlla il documento tramite query dirette nel database del gestionale e indirizza il documento all'approvatore interessato come richiesto.
All'interno del gestionale Target Cross sono state realizzate due dashboard relative agli ordini fornitori, una per i direttori (approvatori) e una per gli impiegati dell'ufficio acquisti (operatori). Tali dashboard recuperano lo stato dei documenti da verificare da ARXivar Next. Il direttore può inserire le note e richiedere la revisione del documento o approvare i documenti ricevuti/revisionati. Le note vengono salvate in ARXivar Next e il Workflow viene avanzato al task successivo.
I documenti da revisionare sono visibili agli operatori nella relativa dashboard; questi possono inserire note e modificare l'ordine fornitore nel gestionale e alla fine inviare una nuova copia in approvazione. L'ordine revisionato torna disponibile all'approvatore insieme agli altri ordini.
All'atto dell'approvazione, tramite ArxPP viene apposta la firma del direttore sull'ultima pagina dell'ordine fornitore. Gli ordini approvati vengono inoltrati agli operatori che fanno un ultimo controllo formale prima dell'effettivo invio. La dashboard degli approvatori è disponibile via web utilizzando lo standard di ARXivar Next (griglia task).
Inoltre, in tutte le fasi sono state implementati dei remainder tramite invio di mail via SMTP per informare gli utenti che hanno dei documenti in carico.
Tutte le operazioni effettuate all'interno delle dashboard sono eseguite tramite chiamate https alle WebApi e WorkflowApi.
Risultati:
Il nuovo sistema di approvazione ha portato i seguenti risultati:
- azzeramento dei costi relativi alla stampa cartacee;
- possibilità di gestione delle approvazioni da remoto;
- continuo monitoraggio e verifica dello stato di approvazione degli ordini.
