Soluzione realizzata da Present
Settore: Multisettore
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza
Il nostro cliente, azienda manifatturiera italiana con un importante approvvigionamento di materie prime dall'Italia e dall'estero, aveva l'esigenza di snellire le attività dedicate all'accreditamento dei nuovi fornitori, nonché mantenere aggiornate tutte le schede tecniche dei materiali approvvigionati senza ricorrere a comunicazioni non strutturate come email.
In particolare le attività maggiormente time consuming, risultavano essere:
- Raccolta di documenti;
- Integrazione informazioni con altri sistemi aziendali (ERP SAP);
- Negoziazione e Firma di contratti (in differenti lingue);
- Processi approvativi che includono diversi uffici;
- Aggiornamento documentazione tecnica;
Realizzazione
Present grazie ad ARXivar e al connettore con SAP (Cockpit SAP by Present Spa) ha sviluppato una soluzione fruibile via browser con le seguenti funzionalità:
- Identificazione (riconoscimento) e creazione utenza fornitore completamente automatizzata.
- Input dati e caricamento documenti tramite maschera.
- Creazione automatica anagrafica in SAP 4HANA.
- Classificazione e archiviazione automatica dei documenti.
- Workflow per validazione documenti caricati, reminder automatici elementi mancanti o scaduti.
- Workflow con task automatici e/o approvazione utente nel processo di negoziazione delle condizioni del contratto di fornitura.
- Firma elettronica del contratto.
Risultati
La soluzione realizzata consente l'efficientamento del processo di OnBoarding fornitori con i seguenti vantaggi:
- Accesso remoto per completare le procedure di compilazione e trasmissione documenti.
- Classificazione e archiviazione automatica.
- Integrazione con SAP 4HANA i per eliminare ridondanze e disallineamenti.
- Rispetto delle normative e dei requisiti di privacy by design.
- Collaboration controllata e sicura con la controparte esterna all'organizzazione.
- Contract management con firma elettronica.
- Tracciabilità delle attività per monitorare lo stato di avanzamento.
Le soluzioni Present per la gestione digitale dei processi di onboarding offrono un approccio efficiente e scalabile per integrare nuovi fornitori, migliorando la produttività e l'efficienza complessiva dell'azienda.
Present
Present S.p.A. da oltre 30 anni è protagonista del mercato ICT italiano, grazie a una struttura ampia, con oltre 1500 collaboratori ingaggiate in differenti ambiti di sviluppo tecnologico: Managed Services, Competence Center Sap, Customer Experience, Enterprise Content & Digital Solutions, Analytics & Data Management.
Business Unit dedicata alla Enterprise Content & Digital Solutions
La Business Unit Enterprise Content & Digital Solutions supporta le aziende nell'accelerare il proprio business grazie ad una vasta gamma di servizi e soluzioni per la gestione dell'asset documentale, l'automazione dei processi di business, l'integrazione di sistemi, e la governance dei dati per restituire i corretti analytics utili alla gestione strategica aziendale, con due team dedicati rispettivamente a:
- Digital Enterprise Solutions - team specializzato nella realizzazione di progetti di Trasformazione Digitale e Smart Process Automation volti all'efficientamento dei processi aziendali tramite l'utilizzo di soluzioni legacy lowcode (tra le quali: ARXivar e Kofax).
- Enterprise Application Integration & Services è dedicata allo sviluppo di soluzioni taylor made, integrazioni tra sistemi, prodotti innovativi, e alla consulenza, con competenze in ambito DevOps, Application LifeCycle Management, e Cloud Applications.
