Gestione e monitoraggio dello stato di avanzamento delle commesse | ARXivar
Gestione e monitoraggio dello stato di avanzamento delle commesse | ARXivar
L'azienda: IWS CONSULTING
IWS Consulting è specializzata nella progettazione e distribuzione di soluzioni informatiche che accompagnano i clienti verso l'evoluzione e la trasformazione digitale. La filosofia aziendale di IWS è quella di proporre soluzioni evolutive ed innovative, con un approccio consulenziale mirato alla governance delle infrastrutture IT e alla progettazione di soluzioni finalizzate all'ottimizzazione della produttività e dei processi, senza gravare sulle attività principali dell'azienda cliente.
Oggi IWS Consulting può vantare 6 aree di business:
- IT Outsourcing
- IT Service Management
- IT Architecture
- Cloud Solutions
- Robotic Process Automation
- Big Data Analytics
L'esigenza
IWS Consulting ha avuto la necessità di adottare un sistema di gestione delle offerte e degli ordini. Le criticità maggiori incontrate dalla società di Consulenza erano legate soprattutto a:
- Dispersione dell'informazione già nel momento della creazione dell'offerta fino alla lavorazione dell'ordine;
- Incapacità di fare previsioni sull'andamento di offerte e degli ordini nell'immediato.
L'esigenza manifestata è stata, dunque, quella di:
- Centralizzare le informazioni su un portale multiutenza (gestione del flusso operativo di produzione offerta/ordine);
- Condividere con le BU aziendali lo stato di avanzamento dell'offerta (flusso approvativo);
- Condividere con le BU aziendali lo stato di avanzamento dell'ordine (flusso approvativo e gestione degli stati);
- Possibilità di effettuare un forecast dalle prime fasi del processo di produzione (analisi delle attività).
La soluzione
Grazie alla versatilità di ARXivar, è stata realizzata per IWS un'area riservata aziendale con accesso multiutente. La piattaforma è stata realizzata con ARXivar NEXT 2.7 che permette di gestire la creazione delle offerte e la gestione degli ordini, le informazioni archiviate all'interno della piattaforma ARXivar, sfruttandone a pieno le potenzialità messe a disposizione ed allo stesso tempo garantendo una totale centralizzazione dei dati.
È stato pertanto realizzato un flusso approvativo che coordina i vari reparti. Mentre l'interfaccia client realizzata è accessibile anche con autologin Azure – Single sign-on.
L'operatività degli utenti è stata così gestita tutta attraverso la piattaforma con una visibilità in tempo reale dello stato di avanzamento delle offerte e degli ordini.
ARXivar NEXT 2.7 ha consentito di realizzare una serie di Viste molto utili per gli utenti, tra cui le dashboard sullo stato di avanzamento delle commesse e quella relativa allo stato delle offerte inviate, nonché la lista dei Fascicoli.
benefici
Grazie all'utilizzo di ARXivar, l'azienda ha riscontrato diversi benefici tra cui:
- miglioramento delle performance grazie alla centralizzazione delle informazioni;
- riduzione dei tempi di lavoro per offerta/ordine e conseguente aumento del numero di committenti e delle pratiche create;
- riduzione degli errori: mancata emissione fattura o errate tempistiche di fatturazione rispetto all'evasione dell'ordine;
- ottimizzazione e semplificazione del lavoro dei dipendenti;
- accesso tramite dispositivo mobile da parte degli utenti e semplificazione dello smartworking;
- creazione di un archivio elettronico utilizzabile come repository di tutti i documenti tramite la fascicolazione automatica di ARXivar.
