L'azienda: Associazione irrigazione est sesia

L'Associazione Irrigazione Est Sesia è il più importante Consorzio di irrigazione e bonifica italiano. Con oltre 25 mila consorziati, gestisce un'ampia e fitta rete di canali e infrastrutture idriche che si estendono in 5 provincie e 254 comuni per una superficie di 334.505 ettari tra il Piemonte e Lombardia.

Il consorzio si occupa:

• della fornitura e gestione delle risorse idriche per l'agricoltura della zona gestita
• della gestione delle acque che nei periodi di piena devono essere convogliate dai territori verso i grandi fiumi ricettori;
• della manutenzione delle infrastrutture idrauliche;
• di iniziative per migliorare la sostenibilità e la conservazione delle risorse idriche.

L'esigenza

L'azienda si trovava a dover gestire una grande mole di documenti cartacei, con l'obiettivo di estrarre da essi dati di valore per migliorare i processi aziendali.

Era necessario un software multi-device che permettesse di gestire in maniera sicura ed efficiente le informazioni e i processi correlati, migliorando i tempi di protocollazione, l'archiviazione e la condivisione dei documenti tra la sede centrale e i distretti.

La soluzione

Per rispondere a questa esigenza, è stato implementato un avanzato sistema di protocollazione e archiviazione:

• Protocollo: il sistema ha reso possibile la gestione centralizzata di tutti i documenti in ingresso e in uscita, comprese PEC ed email. La funzionalità di copia e risposta di un protocollo esistente ha semplificato notevolmente le operazioni di gestione documentale. Inoltre, è stata introdotta una logica di assegnazione dinamica dei permessi, che permette di definire accessi specifici per ufficio, ruolo e utenti. L'ufficio Protocollo istituzionale ora protocolla e distribuisce efficacemente e in sicurezza la documentazione agli uffici interni e agli uffici sparsi sul territorio, migliorando la comunicazione e la trasparenza.
• Mappali GIS: l'azienda riceve i dati dei mappali aggiornati su moduli cartacei, spesso scritti manualmente. Grazie alla tecnologia Recogniform, è stato possibile avviare un processo di compilazione assistita dei dati contestualmente all'archiviazione. Questi dati sono poi resi disponibili ai verticali GIS su una tabella SQL, eliminando la necessità di riscrittura manuale e riducendo significativamente i tempi di acquisizione.

benefici

L'implementazione di questo sistema ha portato numerosi vantaggi operativi:

• Accessibilità universale: il software di protocollazione è utilizzabile da qualsiasi postazione e browser, aumentando la flessibilità operativa;
• Efficienza documentale: la possibilità di apporre un "timbro di protocollo" sui documenti informatici ha semplificato e standardizzato la gestione documentale;
• Versatilità di gestione: il sistema permette una gestione e ricerca efficiente di protocolli, fascicoli, delibere, circolari e verbali, ottimizzando i processi interni;
• Mappali GIS ottimizzati: l'archiviazione e il riconoscimento dei valori mappali GIS sono stati migliorati, garantendo dati accurati e prontamente disponibili;
• Risparmio di tempo: la soluzione ha ridotto notevolmente i tempi necessari per l'acquisizione dei dati, liberando risorse per altre attività strategiche;
• Condivisione delle informazioni: la possibilità di condividere informazioni tra la sede centrale e le sedi esterne ha migliorato la collaborazione e l'efficienza operativa.