Automazione dei flussi per la gestione delle Determine | ARXivar
Workflow automatizzati e firma elettronica qualificata per la gestione digitale dei flussi amministrativi
L’azienda: FONDAZIONE PATRMONIO CA’ GRANDA
Fondazione Patrimonio Ca’ Granda è una Fondazione senza scopo di lucro nata per sostenere la ricerca scientifica della Ca’ Granda, il Policlinico di Milano, che gli ha affidato loro il suo patrimonio, frutto di 6 secoli di donazioni.
La fondazione è nata nel 2014 ma la storia del suo patrimonio è iniziata nel 1456, con la nascita dell’Ospedale Maggiore, dai milanesi affettuosamente chiamato la Ca’ Granda. Dopo sei secoli di donazioni, diventa il più grande proprietario rurale d’Italia.
L’esigenza
L’articolata gestione delle Determine di Nomina, Acquisto ed Affidamento Incarico Fornitori/ Professionisti e delle Determine di pagamento prevede un processo con numerosi passaggi svolti a mano con conseguenti inefficienze operative, rischio di errori e difficoltà nel mantenere una visione centralizzata e aggiornata della situazione.
Al fine di ottimizzare tale gestione, è stata valutata la realizzazione di flussi guidati utilizzando ARXivar.
La soluzione
Per rispondere alle esigenze del cliente, si è deciso di sviluppare dei Workflow in grado di guidare gli utenti nell’automazione dei flussi di Determine e nella gestione operativa del processo.
- Inserimento dei dati per la richiesta di Acquisto/Incarico in ARXivar;
- Creazione dei documenti, tramite modello di word e relativa conversione in pdf;
- Creazione dei documenti, tramite modello di word e relativa conversione in pdf,
- Firma Elettronica Qualificata.
Grazie alla possibilità di configurare i certificati di firma qualificata, direttamente in ARXivar, i documenti generati in PDF vengono progressivamente firmati digitalmente da tutti i soggetti coinvolti lungo l’avanzamento del flusso operativo.
benefici
Grazie ai flussi sviluppati, la Fondazione, ha riscontrato significativi benefici, in particolare
- Automatizzazione del processo di creazione e firma elettronica dei documenti, con conseguente risparmio di tempo e di forza lavoro
- Centralizzazione dell’archivio dei documenti facilmente ricercabili grazie ai metadati di catalogazione
- Tracciabilità del processo, offrendo visibilità in tempo reale sul punto di avanzamento del flusso
