Funzionalità di
ARXivar Sign

Scopri come la Firma Elettronica può rendere i tuoi processi più smart ed efficienti

Caratteristiche principali

Deployment

ARXivar Sign è disponibile come servizio cloud web-based e come portale Ready-to-Use. In entrambe le modalità è integrabile tramite Web API ai sistemi aziendali preesistenti.

White Label

Personalizza l’interfaccia del servizio e l’esperienza dei firmatari inserendo il logo, i colori e il tuo stile aziendale. Offri ai clienti un servizio di firma elettronica professionale e coerente con la tua identità aziendale.

Multilingua

Il servizio e il portale di firma elettronica sono multilingua, disponibili in italiano, inglese, spagnolo, tedesco e francese, per facilitare la gestione e la firma dei documenti a livello internazionale.

Preparazione dei documenti per la firma

ARXivar Sign semplifica la creazione e l’invio in firma di documenti e contratti in digitale, permettendo alle aziende di gestire i processi approvativi in modo sicuro e tracciabile.

La piattaforma supporta documenti in formato PDF, garantendo un flusso di lavoro semplice, efficiente e conforme agli standard legali.

Fai firmare singoli file o gruppi di documenti PDF tramite lo standard PAdES. I documenti mantengono leggibilità e integrità nel tempo, garantendo autenticità, sicurezza e conformità alle normative eIDAS e GDPR in materia di protezione dei dati personali.

Inserisci facilmente i campi di testo e firma all’interno dei documenti, guidando le azioni dei firmatari, evidenziando informazioni importanti e strutturando in modo chiaro il contenuto.

È possibile includere facilmente allegati ai documenti, come file di supporto o contratti, così da avere tutto il materiale necessario a portata di mano e semplificare la gestione del processo.

API aperte e integrazioni

Le API REST permettono di collegare facilmente la piattaforma ad altri sistemi aziendali o applicazioni personalizzate, garantendo flessibilità e un’integrazione fluida con i flussi di lavoro esistenti.

ERP e CRM integrati in ARXivar Sign consentono di inviare e gestire documenti da firmare senza uscire dagli strumenti già in uso. Questo migliora l’efficienza operativa, facilita la tracciabilità delle interazioni e offre una visione completa dello stato dei documenti lungo tutto il processo.

Intelligenza Artificiale nei processi di firma

Sfrutta la funzionalità di IA integrata per semplificare la gestione dei documenti, individuare automaticamente i campi firma e i moduli presenti, riducendo tempi ed errori. Utilizza l’IA anche per l’identificazione del firmatario attraverso un sistema di riconoscimento facciale (Face Recognition)

Tipologie di firma

ARXivar Sign mette a disposizione diverse tipologie di firma per adattarsi a ogni esigenza. Puoi scegliere tra differenti livelli di firma, assegnare firmatari e definire ogni fase del processo di sottoscrizione dei documenti.

La Firma Elettronica Semplice garantisce la sottoscrizione di documento informatici come ordini, conferme d’ordine e preventivi, all’interno di un processo dai requisiti più o meno robusti e con un livello di autenticazione semplice. In generale, tutti quegli ambiti che richiedono approvazione o semplice consenso.

La Firma Elettronica Avanzata garantisce l’identificazione certa del firmatario e la validità legale dei documenti informatici. Soddisfa i requisiti della firma autografa, conferendo efficacia probatoria, ed è ideale per documenti contrattuali del settore “mobile”: assicurativi, commerciali, locazioni, bancari e creditizi, conservabili fino a 9 anni.

La Firma Elettronica Qualificata One Shot è la firma elettronica con il massimo grado di affidabilità e sicurezza. Basata su un certificato qualificato, garantisce autenticità, integrità e non ripudio dei documenti. Si applica a qualsiasi documento informatico, inclusi atti pubblici e contratti mobili e immobili.

Si tratta di una Firma Elettronica Avanzata che rileva non solo l’immagine della firma autografa, ma anche dati biometrici dinamici del firmatario, come la velocità del tratto, la pressione sullo schermo e altri parametri. È compatibile con Windows tramite device Wacom STU-430 e Wacom STU-540, con iPad e con tablet Android.

Grazie al modulo Massive Sign Hash è possibile utilizzare la firma qualificata remota in modalità massiva, firmando automaticamente grandi volumi di documenti tramite un processo di delega, senza necessità di presidio continuo da parte del firmatario. Il processo può essere gestito tramite API REST oppure utilizzando documenti PDF in modalità PAdES.

Sicurezza

I documenti sono protetti da crittografia avanzata e sistemi di sicurezza all’avanguardia, assicurando che dati sensibili e contratti restino sempre al sicuro da accessi non autorizzati.

I certificati digitali monouso (“One Shot”) vengono rilasciati a seguito di identificazione tramite SPID o CIE e sono validi per il solo tempo necessario alla firma. Consentono di autenticare l’utente e apporre firme qualificate con pieno valore legale in Italia, supportate da marca temporale e idonee a garantire il massimo livello di validità probatoria.

Ogni operazione sui documenti è tracciata in modo completo e sicuro: dalla creazione all’invio, dalla firma alla gestione di eventuali rifiuti. Tutte le azioni vengono registrate automaticamente, garantendo trasparenza, validità legale e la possibilità di ricostruire facilmente l’intero percorso del documento.

È possibile apporre una marca temporale per certificare la data e l’ora esatte di firma del documento, tutelando l’organizzazione da eventuali contestazioni.

Crea utenti con profili personalizzati e definisci livelli di sicurezza differenti, garantendo che ogni operatore abbia accesso solo alle funzionalità e ai documenti pertinenti al proprio ruolo.

L’autenticazione all’interfaccia di ARXivar Sign può avvenire tramite credenziali con autenticazione multifattore (MFA), oppure attraverso l’integrazione con Microsoft Entra ID.

Per maggiore sicurezza, chi avvia la sessione potrà proteggere l’accesso impostando un codice: il destinatario potrà aprire il link e visualizzare il documento solo se ne è in possesso.

Produttività

Automatizza i processi di Firma Elettronica della tua azienda, riducendo i tempi di gestione dei documenti e aumentando così la produttività del tuo team.

Puoi monitorare in tempo reale lo stato dei tuoi documenti, sapendo subito chi ha firmato, chi deve ancora farlo e chi è in procinto di firmare. Il sistema invia reminder automatici per sollecitare le firme mancanti.

I workflow di approvazione in ARXivar Sign automatizzano il processo di firma dei documenti, definendo chi approva e in quale ordine. Così riduci errori, acceleri le decisioni e tieni traccia di ogni passaggio nel sistema.

Puoi salvare contratti o documenti come modelli preimpostati per inviare nuove richieste di firma in pochi secondi, senza ripetere ogni volta la configurazione. I modelli si creano facilmente con campi drag-and-drop in ARXivar Sign.

Imposta promemoria e ricevi notifiche automatiche sui documenti in attesa di firma, così da restare sempre aggiornato sugli avanzamenti, ridurre ritardi e garantire che ogni transazione digitale proceda senza intoppi.

Opzioni di invio

Definisci e gestisci tutti i firmatari dei tuoi documenti. Assegna ruoli e permessi differenti, controllando chi può firmare, visualizzare o approvare ogni documento, mantenendo il pieno controllo su ogni fase del processo.

ARXivar Sign dispone di una rubrica interna che consente di creare e organizzare i firmatari, coinvolgendoli nelle sessioni di firma e approvazione oppure includendoli in copia conoscenza. Questo strumento facilita il coordinamento e rende più efficienti le attività di firma e approvazione, garantendo un flusso di lavoro ordinato e strutturato.

Invia documenti a più destinatari contemporaneamente, semplificando le comunicazioni e le richieste di firma. Risparmia tempo e garantisci che ogni destinatario riceva rapidamente i documenti necessari per completare le transazioni digitali.

Crea, invia e firma i tuoi documenti anche utilizzando iPad, iPhone o dispositivi Android. Puoi farlo installando l’app dedicata per iOS o Android, oppure direttamente dal browser del tuo dispositivo mobile.

Esperienza di firma

Invia i tuoi documenti con ARXivar Sign e permetti ai destinatari di firmarli digitalmente in pochi minuti. L’invio e la firma sono semplici, rapidi e completamente guidati, per un’esperienza immediata e sicura.

Adatta automaticamente la formattazione e l’accessibilità dei documenti in base al dispositivo, consentendo ai firmatari di operare facilmente anche da smartphone e tablet.

Dopo la firma, il firmatario viene automaticamente reindirizzato ad una pagina specifica, migliorando l’esperienza utente e semplificando il follow-up commerciale.

Consenti ai destinatari di apporre la propria firma in formato digitale tracciandola manualmente sul dispositivo, offrendo un’esperienza personalizzata e sicura che replica la firma autografa.

Permetti ai destinatari di firmare rapidamente i documenti con un semplice clic, riducendo i tempi di approvazione e garantendo un’esperienza immediata e sicura per tutti gli utenti coinvolti.

È possibile firmare caricando direttamente l’immagine della propria firma autografa, così da velocizzare la gestione di più documenti e rendere l’esperienza digitale più realistica, simile alla firma su carta.

Identificazione del firmatario

Verifica l’identità dei firmatari prima che accedano ai documenti. Con ARXivar Sign puoi applicare controlli di sicurezza avanzati, così ogni firma elettronica è affidabile e pienamente certificata.

Verifica l’identità degli utenti da remoto, grazie all’Intelligenza Artificiale e alla biometria, rendendo il processo di firma rapido e sicuro.

Gli utenti possono autenticarsi usando SPID o la CIE (Carta d’Identità Elettronica), permettendo al sistema di verificare l’identità senza necessità della presenza fisica dell’utente.

Un’ulteriore verifica di sicurezza può prevedere l’invio di un codice monouso al telefono dell’utente tramite SMS.

In alternativa, il codice può essere inviato via e-mail, offrendo così un ulteriore canale sicuro per completare il processo di identificazione da remoto.

Per maggiore sicurezza, prossimamente chi avvia la sessione potrà proteggere l’accesso impostando un codice: il destinatario potrà aprire il link e visualizzare il documento solo se ne è in possesso.

Conformità

Il servizio rispetta le normative italiane ed europee in materia di firma elettronica e privacy, inclusi eIDAS e GDPR, garantendo che ogni documento firmato sia legalmente valido e riconosciuto.

Il servizio di firma è conforme al regolamento eIDAS, garantendo validità legale e riconoscimento delle firme elettroniche a livello europeo.

Il servizio è conforme al GDPR, assicurando il corretto trattamento e la protezione dei dati personali nel rispetto della normativa vigente.

La piattaforma è certificata ISO 9001, a garanzia della conformità del proprio Sistema di Gestione per la Qualità, offrendo un sistema sicuro e affidabile, facilmente integrabile nei flussi di lavoro aziendali.

La piattaforma è certificata ISO/IEC 27001, a garanzia di elevati standard nella gestione della sicurezza delle informazioni, assicurando protezione, riservatezza e integrità dei dati.

È una soluzione SaaS (Software as a Service) per la firma elettronica e la gestione dei documenti completamente in cloud. Le aziende possono accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, senza installazioni o manutenzione.

ARXivar Sign è accessibile e inclusivo. Il servizio è conforme alle linee guida WCAG 2.1 Livello AA, consentendo a persone con disabilità di visualizzare, compilare e firmare facilmente i documenti.

ARXivar Sign è il servizio di Firma Elettronica di cui la tua azienda ha bisogno

ARXivar Sign è il servizio di Firma Elettronica di cui la tua azienda ha bisogno