Procedure aziendali automatizzate per VisitPiemonte

L'azienda: visitpiemonte

VisitPiemonte è una società in house della Regione Piemonte, partecipata anche da Unioncamere per la valorizzazione culturale, artistica, naturalistica turistica e agroalimentare del territorio.

L'esigenza: AUTOMATIZZAre E SNELLIre I PROCESSI AZIENDALI

• Razionalizzare e ottimizzare le procedure interne del personale, puntando a migliorarne l'efficacia e l'efficienza
• Avere rendicontazione degli aspetti economico-finanziari in chiave maggiormente analitica
• Ridisegnare processi e modelli di analisi ad hoc

La Soluzione: procedure aziendali automatizzate con piattaforma ARXIVAR

• Area Gestione attività: gli utenti, attraverso procedure aziendali automatizzate, possono caricare i rapportini di lavoro, specificando la commessa, la tipologia di attività svolta e fornendo tutte le informazioni utili alla successiva rendicontazione semestrale
• Gestione Trasferta & Note Spese: contestualmente alla compilazione dei rapporti di lavoro, vengono inserite le trasferte e le note spese in modo che i costi sostenuti confluiscono all'interno del sistema di rendicontazione
• Portale HR: ogni dipendente può accedere alla propria area riservata per scaricare il Cedolino e il report dei Ticket generato a partire dai rapportini e dalle note spese caricate in precedenza
• Processi di autorizzazione: i moduli cartacei precedenti sono stati informatizzati e sono stati creati dei workflow per le richieste del personale (ferie, permessi, legge 104, maternità).
• Gestione Protocollo: la registrazione dei documenti in ingresso e in uscita avviene utilizzando ARXivar che genera e gestisce, attraverso un meccanismo di prenotazione, il numero di protocollo della corrispondenza.

Benefici:

• L'attività di rendicontazione verso la Regione Piemonte, che in precedenza avveniva utilizzando fogli Excel, è molto più puntuale e soprattutto veloce
• La creazione di un unico archivio aziendale permette un accesso «real time» alle informazioni
• Sono state ridotte in modo drastico moltissime attività di inserimento manuale
• L'implementazione dei workflow ha favorito l'introduzione di metodi di lavoro omogenei, permettendo un reale monitoraggio dei processi aziendali