Contract Management: cos’è, come funziona e perché digitalizzare i processi contrattuali

Oggi il Contract Management non è più una semplice attività amministrativa, ma un processo che incide su costi, rischi e performance aziendali. Come funziona il Contract Lifecycle Management e perché vale la pena digitalizzarlo? Leggi l’approfondimento.

Il Contract Management (o Contract Lifecycle Management, CLM) è un processo strutturato di gestione e monitoraggio di un contratto lungo tutto il suo ciclo di vita: dalla fase di creazione del documento fino al rinnovo o alla cessazione.

Il processo include sia attività pre-firma, quali la redazione, la negoziazione e l’approvazione dell’accordo, sia post-firma, come l’esecuzione, il controllo delle scadenze, il monitoraggio delle performance e la gestione dei rischi contrattuali.

In breve, la gestione dei contratti è un workflow che mette in relazione attività, persone, regole e strumenti con l’obiettivo di garantire che i diritti e gli obblighi delle parti vengano rispettati e siano facilmente controllabili.

Il contract manager è la figura professionale responsabile di gestire il flusso contrattuale attraverso tutti gli step che lo compongono.

All’interno di un’organizzazione, agisce come punto di raccordo tra area legale, business, procurement, finance e operativa, assicurando che gli accordi siano allineati agli obiettivi aziendali e correttamente applicati nel tempo.

Non tutte le organizzazioni hanno una figura dedicata al ruolo di Contract Manager. La sua presenza dipende da dimensione, settore e complessità dei contratti gestiti. Nelle grandi aziende e nei contesti più strutturati, il Contract Manager è una funzione chiave. Nelle PMI, invece, le stesse attività vengono spesso svolte da altre funzioni: legale, acquisti, commerciale o project management.

Tra le principali fasi di un processo di contract management, le figure coinvolte si occupano di:

• negoziazione e definizione delle clausole;
• l’analisi e la valutazione dei rischi contrattuali;
• il coordinamento dei processi di approvazione e firma;
• il monitoraggio delle performance (KPI, SLA);
• la gestione delle modifiche, dei rinnovi e delle chiusure contrattuali.

La fase iniziale del CLM riguarda la definizione delle esigenze delle parti coinvolte e dei requisiti contrattuali, fino alla predisposizione dell’accordo, spesso sulla base di modelli standardizzati.

È in questa fase che vengono negoziate le clausole contrattuali e valutati i principali rischi legali, economici e operativi. Una redazione accurata del contratto garantisce che tutte le parti abbiano una conoscenza chiara e condivisa dei propri diritti e obblighi.

L’utilizzo di template predefiniti aiuta inoltre a velocizzare i tempi di creazione dei documenti e a limitare gli errori.

Conclusa la fase di negoziazione, il contratto deve essere validato e approvato internamente, dal team legale o dai responsabili aziendali, oppure esternamente, coinvolgendo consulenti o professionisti esterni.

Prima della firma è essenziale che tutte le parti coinvolte siano pienamente consapevoli delle condizioni contrattuali e che il documento abbia valore legale vincolante.

La firma può avvenire sia in forma tradizionale che digitale. L’utilizzo di servizi di firma elettronica semplifica notevolmente questo passaggio: anziché richiedere la presenza fisica del firmatario, è possibile sottoscrivere il contratto da remoto, riducendo i tempi di attesa. Un piccolo cambiamento che può avere un impatto concreto nell’ottimizzazione dei processi.

Con la firma, il contratto entra nella fase esecutiva: è qui che il valore dell’accordo prende forma. Questa fase include il rispetto degli impegni presi, l’erogazione delle prestazioni, il controllo delle scadenze e la gestione degli aspetti economici, come pagamenti, costi e penali.

Un’attenzione e un monitoraggio costante sono fondamentali per intercettare ritardi, rinnovi o variazioni contrattuali. Allo stesso tempo, una gestione proattiva dei rischi aiuta a prevenire i contenziosi, a individuare criticità e opportunità di miglioramento.

Ricorrere a strumenti digitali o sistemi di Contract Management consente di tracciare lo stato di avanzamento dei contratti, ricevere promemoria automatici e garantire il rispetto delle obbligazioni. In questo modo, la fase esecutiva diventa più trasparente, veloce e sicura.

Un’ultima fase, spesso sottovalutata, riguarda l’archiviazione e la conservazione dei contratti, che deve avvenire in modo sicuro e centralizzato, nel rispetto della normativa vigente.

In Italia, il Codice Civile e le leggi fiscali prevedono obblighi specifici di conservazione (art. 2220 c.c.; D.P.R. 600/1973 e D.P.R. 633/1972) dei contratti, che devono rimanere leggibili e facilmente reperibili per un periodo determinato di tempo (spesso dieci anni), al fine di eventuali controlli, verifiche legali o contenziosi.

Nel caso di contratti digitali, la conservazione digitale a norma, disciplinata dal CAD (D.Lgs. 82/2005) e dalle Linee guida AgID, richiede l’utilizzo di sistemi di archiviazione che garantiscano l’autenticità, l’integrità e la tracciabilità dei documenti informatici, tenendo traccia di firme, aggiornamenti ed eventuali revisioni.

In molte organizzazioni, la gestione dei contratti è ancora affidata a processi manuali e frammentati, con documenti dispersi tra cartelle condivise ed e-mail, scarso controllo delle scadenze e generale difficoltà nel reperire le informazioni.

Questo approccio aumenta il rischio di errori e rende il contratto un asset difficile da governare. Inoltre, l’assenza di dati strutturati impedisce analisi efficaci e limita la capacità di fare valutazioni informate.

La digitalizzazione rappresenta l’evoluzione naturale del contract management tradizionale, e passa attraverso l’adozione di software progettati per integrarsi con i processi e i sistemi tecnologici già in uso all’interno di un’azienda.

Oggi le organizzazioni, incluse le pubbliche amministrazioni, possono contare su software per la gestione contratti in grado di supportare principi di risk management, riduzione dei costi e prevenzione dei contenziosi.

Grazie a workflow documentali, approvativi e di archiviazione, l’intero ciclo di vita del contratto può essere gestito da un’unica piattaforma. Questo permette di standardizzare e automatizzare le attività di routine, riducendo tempi e costi legati alla gestione manuale e ad errori di pianificazione.

Una soluzione efficace di contract management digitale dovrebbe includere:

• un ambiente di archiviazione centralizzato e sicuro;
• la gestione dei template contrattuali;
• workflow configurabili;
• l’integrazione con ERP, CRM e servizi di firma elettronica;
• report e dashboard di controllo.

Sempre più spesso, questi sistemi offrono anche funzionalità di intelligenza artificiale, in grado di analizzare grandi volumi di documenti e fare dei confronti tra differenti versioni, per individuare potenziali rischi o opportunità.

ARXivar, la suite di soluzioni per la Business Process Automation, supporta la digitalizzazione dei processi contrattuali, consentendo alle organizzazioni di gestire i documenti in modo strutturato, sicuro ed efficiente.

La piattaforma, infatti, integra nativamente servizi di conservazione digitale a norma, firma elettronica, automazione dei workflow, monitoraggio e reportistica, garantendo pieno controllo del processo in tutte le sue fasi.

Con ARXivar è possibile:

• gestire workflow e processi approvativi, automatizzando i flussi documentali e assicurando la piena tracciabilità di ogni attività;
• accelerare firme grazie all’integrazione con il servizio di firma elettronica ARXivar Sign;
• organizzare e archiviare i contratti all’interno di un repository unico e centralizzato, rispettando gli standard di conservazione digitale. Sfruttando il servizio di conservazione ARXivar eArchiving, i documenti sono sempre accessibili e protetti, mantenendo il loro valore legale nel tempo.
• automatizzare l’invio di scadenze e promemoria, attraverso l’invio di alert e notifiche su rinnovi e obblighi contrattuali.

Inoltre, grazie al tool di intelligenza artificiale, ARXivar permette di ricercare rapidamente i contratti all’interno del proprio database documentale ed analizzarne il contenuto, estraendo dati e informazioni utili nel decision making.

Negli ultimi anni, la gestione efficiente dei contratti è diventata un fattore competitivo essenziale per la crescita, la sostenibilità e il miglioramento delle performance aziendali.

Le aziende hanno superato la visione del contratto come semplice documento legale, riconoscendone l’impatto diretto sulle performance economiche e operative.

Ricorrere ad un software di gestione contratti consente dunque di ottenere benefici concreti e misurabili, tra cui:

• la riduzione dei rischi legali e operativi, grazie al controllo sistematico di clausole, obblighi e scadenze.
• una maggiore efficienza operativa, dovuta alla standardizzazione dei processi e all’automazione delle attività ripetitive, che liberano tempo prezioso da destinare ad attività più importanti;
• maggiore trasparenza e controllo, grazie all’accesso centralizzato e tracciabile a informazioni sempre aggiornate.
• miglior compliance e sicurezza, in linea con policy interne e normative, proteggendo l’azienda da potenziali sanzioni.
• valorizzazione delle informazioni contenute nei contratti, che diventano insight utili per prendere decisioni informate.

In conclusione, investire nella digitalizzazione dei contratti non significa semplicemente sostituire documenti cartacei con sistemi digitali: significa trasformare ogni accordo in un vantaggio competitivo, sfruttando le informazioni per guidare l’azienda verso decisioni più consapevoli e un futuro più competitivo.