Dalla conformità normativa alla creazione di valore: la digitalizzazione della qualità | ARXivar

La gestione della qualità rappresenta per qualsiasi realtà industriale un elemento strategico, capace di influenzare in modo diretto l’efficienza produttiva, la soddisfazione dei clienti e la sostenibilità economica dell’azienda.

Ridurre le non conformità, eliminare gli sprechi e garantire che ogni attività sia tracciabile e continuamente migliorabile non è soltanto un requisito normativo, ma un fattore competitivo essenziale.

In questa prospettiva, l’integrazione tra il sistema ERP e la piattaforma di document & workflow management ARXivar diventa un abilitatore fondamentale.

I workflow implementati con ARXivar sono concepiti per accompagnare l’azienda lungo l’intero ciclo di vita della gestione della “non conformità”, dalla rilevazione iniziale fino alla verifica dell’efficacia delle azioni correttive, garantendo ordine, rapidità e una chiara distribuzione delle responsabilità.

Nel contesto dell’azienda cliente, le non conformità provengono da due ambiti principali: i reclami dei consumatori e le anomalie interne rilevate nei reparti o durante le verifiche ispettive programmate. La digitalizzazione del processo di gestione delle non conformità consente invece di trasformare ogni reclamo in un ticket strutturato, corredato di allegati e condiviso automaticamente con tutti gli attori coinvolti, riducendo le dispersioni informative e facilitando l’analisi periodica degli andamenti.

Per quanto riguarda le non conformità interne, l’azienda cliente si trovava a gestire ancora moduli cartacei, email sparse, archivi eterogenei e registrazioni su fogli Excel, difficili da mantenere aggiornati. Con ARXivar, è possibile aprire una segnalazione direttamente dal reparto o dall’ufficio che rileva l’anomalia, classificarla secondo criteri predefiniti e coinvolgere immediatamente le funzioni competenti: dalla direzione alla manutenzione, fino all’amministrazione quando necessario.

Ogni fase viene documentata con precisione, compresi i rapporti tecnici, le evidenze fotografiche, i verbali di intervento e le analisi di laboratorio. Anche la verifica dell’efficacia, un passaggio spesso trascurato nei modelli analogici, viene registrata e collegata alla non conformità originaria, consentendo un controllo più rigoroso del miglioramento continuo.

Un ruolo fondamentale è rivestito anche dalle attività ispettive, sia mensili sia periodiche. Le checklist, i verbali e le eventuali anomalie rilevate durante le verifiche di stabilimento o di reparto vengono digitalizzati, trasformati in ticket strutturati e integrati nel flusso generale di gestione delle non conformità. In questo modo, la direzione e gli altri reparti possono accedere facilmente a tutta la documentazione, monitorare lo stato di avanzamento delle azioni correttive e disporre di uno storico completo. Quest’ultimo aspetto si rivela utile ai fini delle analisi statistiche e della pianificazione degli interventi futuri.

I cinque vantaggi ottenuti dalla digitalizzazione del processo di gestione delle non conformità sono stati:

• Riduzione delle anomalie e degli sprechi, grazie a un processo strutturato, tracciabile e completamente automatizzato.
• Eliminazione delle dispersioni informative, con reclami e non conformità gestiti tramite ticket unificati e condivisi automaticamente con tutte le funzioni coinvolte.
• Maggiore rapidità decisionale, resa possibile dalla classificazione automatica delle segnalazioni e dalla disponibilità immediata di evidenze tecniche e documentali.
• Monitoraggio continuo e miglioramento costante, grazie allo storico centralizzato, alle analisi periodiche e alla verifica dell’efficacia delle azioni correttive.
• Maggiore integrazione tra reparti e direzione, che possono accedere a processi omogenei, trasparenti e coordinati per la gestione delle non conformità e delle attività ispettive.