Soluzione realizzata da Noa Solution
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L’azienda cliente gestisce un numero crescente di fatture passive, note di credito, parcelle e scadenze collegate. Questo processo coinvolge diverse funzioni aziendali: amministrazione, tesoreria, CFO e vari approvatori. La gestione tradizionale, basata su scambi di e-mail, allegati sparsi e file Excel, rendeva complessa la tracciabilità delle approvazioni, esponeva al rischio di perdere informazioni e documenti e richiedeva molto tempo per ricercare le comunicazioni pregresse.
Inoltre, non esisteva un unico punto di accesso ai documenti del ciclo passivo, né un sistema strutturato di sicurezza che garantisse una visibilità coerente con il ruolo aziendale di ciascun utente. Il cliente aveva quindi la necessità di centralizzare la gestione del ciclo passivo, digitalizzando i flussi approvativi e tracciando ogni passaggio in modo sicuro e controllato.
Realizzazione
La soluzione realizzata in ARXivar ha introdotto una gestione centralizzata del ciclo passivo, a partire dall’archiviazione strutturata di fatture, note di credito, scadenze e avvisi di parcella. Tutti i documenti vengono memorizzati in un unico repository documentale e resi facilmente consultabili attraverso viste personalizzate, pensate per i diversi ruoli aziendali. Ogni operatore gestisce le proprie attività tramite task dedicati, con schermate chiare e guidate.
Il sistema è integrato con l’ERP aziendale. Quando l’ERP assegna un approvatore a una fattura, ARXivar attiva automaticamente un workflow che genera il relativo task e invia una notifica all’approvatore designato. Da qui, l’utente può:
- verificare la fattura;
- integrare eventuali allegati;
- modificare l’approvatore, se necessario;
- decidere come procedere.
Se la fattura richiede una nota di credito, parziale o totale, l’approvatore può aprire direttamente la richiesta. Queste richieste seguono un percorso approvativo dedicato, che coinvolge gli approvatori preposti e si conclude con la gestione dello storno della fattura.
Il workflow è stato progettato per gestire non solo il documento principale, ma anche le parcelle e le scadenze collegate a ogni singola fattura. Le scadenze attraversano un ciclo approvativo strutturato che coinvolge approvatore, amministrazione, tesoreria e CFO, garantendo piena visibilità sulle uscite future. Al termine del processo, ARXivar interagisce con un applicativo esterno dedicato ai pagamenti delle fatture, trasmettendo le informazioni necessarie per la liquidazione. Durante i vari passaggi di approvazione, gli utenti possono aggiornare importi, integrare documenti, lasciare note operative e approvare o rifiutare le richieste con pochi clic.
Particolare attenzione è stata dedicata alla sicurezza: ogni utente appartiene a uno specifico gruppo, con regole di visibilità che limitano l’accesso solo alle aree e ai documenti pertinenti al proprio ruolo. Questo garantisce la riservatezza dei dati contabili e delle informazioni sensibili lungo tutto il processo.
Infine, il progetto ha posto grande enfasi sulla user experience. La piattaforma ARXivar è stata utilizzata in modalità white-label, sostituendo loghi e palette colori standard con quelli del cliente, per garantire continuità con l’identità visiva del cliente. I task sono stati disegnati per essere il più intuitivi possibile, curando in modo puntuale elementi di UX/UI per renderli chiari, coerenti e accattivanti. Non si tratta però solo di un intervento grafico: layout, testi e informazioni sono stati strutturati per mettere in evidenza i dati davvero rilevanti per gli approvatori (importi, scadenze, stato delle richieste, note), facilitando un decision making rapido e consapevole, basato sui dati.
Anche le e-mail di notifica automatiche sono state personalizzate con i loghi e i colori aziendali, includendo una call to action esplicita che porta direttamente alla gestione del relativo task in ARXivar.
Risultati
I cinque vantaggi ottenuti dall’introduzione di una gestione centralizzata del ciclo passivo sono stati:
- Riduzione degli errori e delle inefficienze.
- Maggiore trasparenza e tracciabilità del processo.
- Governance centralizzata e affidabile del ciclo passivo.
- Relazioni più fluide con i fornitori.
- Efficienza operativa e solidità amministrativa.
Noa Solution
Noa Solution combina conoscenza dei processi aziendali, offerta globale e una ricerca continua.
Grazie alla squadra dei nostri professionisti e consulenti assistiamo il Cliente nei processi di riorganizzazione aziendale e di cambiamento con un approccio che combina le capacità manageriali e il supporto operativo.
Interveniamo all’interno dell’azienda valorizzando le competenze e implementando soluzioni tecnologiche altamente innovative ma che si inseriscono in maniera naturale all’interno del contesto aziendale.
La consulenza di Noa Solution supporta la pianificazione strategica ed il controllo di gestione e fornisce all’imprenditore gli strumenti più adatti a guidare la propria organizzazione.
Alcuni consulenti e innovation manager sono certificati a livello internazionale.
Centro di eccellenza
Noa Solution ha sviluppato una profonda competenza nelle aziende appartenenti alla filiera agro-alimentare, sia nella produzione che nella distribuzione e vendita.
Nel tempo ha organizzato un Centro di Eccellenza, capace di integrare le migliori competenze esistenti all’interno della società e di progettare e realizzare soluzioni avanzate su aziende aventi e rilevanza nazionale, basate su soluzioni per la tracciabilità, la sicurezza alimentare e la qualità.
Noa Solution progetta, realizza e integra soluzioni focalizzate sulle ultime esigenze di mercato, dettate dalle normative e/o dalle esigenze del business e proteggendo nel tempo l’investimento dei clienti.
Opera con approcci e strumenti per l’integrazione dei sistemi informativi che rappresentano un passaggio cruciale per consentire alle imprese di mettere in campo nuove strategie di business e ridurre il time-to-market per affrontare lo scenario competitivo.
