Digitalizzazione della compilazione delle anagrafiche fornitori | ARXivar

Il cliente aveva la necessità di semplificare e rendere più affidabile la gestione delle anagrafiche dei fornitori, sia in fase di prima registrazione, sia in caso di variazione dei dati.
Questo processo avveniva infatti in modo manuale, attraverso uno scambio poco strutturato di informazioni via email tra i fornitori e gli uffici interni, con il rischio frequente di errori, dati incompleti o ritardi nell’inserimento.

Abbiamo proposto di digitalizzare la compilazione delle anagrafiche fornitori attraverso la configurazione di un workflow automatico in ARXivar. Il nuovo flusso prevede uno scambio strutturato tra azienda e fornitore, e richiede ai fornitori di inserire in modo guidato e sicuro i propri dati.

L’azienda utilizzava già ARXivar per altri processi, scegliendo in questa occasione di estenderne l’uso anche per la gestione di problematiche interne.

È stato sviluppato un workflow in ARXivar che consente agli utenti interni di richiedere in autonomia l’apertura o la modifica di un’anagrafica fornitore, attivando un processo guidato che coinvolge direttamente il fornitore stesso.

Il workflow è così composto:

1. Avvio del processo da parte dell’utente interno all’azienda: tramite un’apposita maschera in ARXivar, il personale dell’ufficio acquisti o amministrativo:

• seleziona la tipologia del fornitore (società, persona fisica, collaboratore) e la nazionalità;
• inserisce dati quali nome, partita iva e codice fiscale;
• inserisce l’indirizzo email del fornitore (fondamentale affinché il workflow continui).

2. Controllo sul gestionale: una volta inserita la richiesta, il workflow interroga il gestionale cercando l’anagrafica in base al codice fiscale e alla partita IVA.

• Se l’anagrafica è assente o obsoleta: l’utente richiedente viene informato dello stato dell’anagrafica e il workflow procede con l’invio di un link al fornitore per completare, in caso di dati mancanti, o compilare ex novo l’anagrafica.
• Se l’anagrafica è presente e corretta: il workflow termina.

3. Invio automatico del link al fornitore per la compilazione dell’anagrafica. Il flusso genera e invia un link – valido 14 giorni – che consente al fornitore di accedere alla maschera della propria anagrafica. Tale maschera è dinamica: mostra solo i campi necessari in base alla tipologia  di fornitore selezionata in fase di richiesta.

4. Mancato completamento da parte del fornitore. Se il fornitore non completa la propria anagrafica entro 14 giorni, l’utente che ne ha richiesto la compilazione riceve una notifica e un task. A questo punto può decidere se:

• annullare la richiesta;
• inviare un nuovo link al fornitore, prorogando di 14 giorni la compilazione dell’anagrafica;
• avanzare la richiesta all’ufficio contabile per l’inserimento dei dati fiscali e contabili.

5. Invio richiesta all’ufficio contabile.
Una volta ricevute le informazioni, l’ufficio contabile compila i dati contabili necessari. Completata questa fase, il workflow invia le informazioni aggiornate al gestionale di contabilità in modo da avere sincronia dei dati e valori costantemente aggiornati.

L’anagrafica dei fornitori così compilata può essere consultata attraverso viste personalizzate, differenziate per ruolo utente. In base a un sistema di permessi, solo gli utenti appartenenti ai gruppi  “contabilità” e “amministrazione” hanno accesso a tutte le anagrafiche; mentre gli altri utenti possono vedere soltanto le anagrafiche che hanno aperto loro stessi e inserirne di nuove.

Grazie al workflow sviluppato in ARXivar, il cliente ha ora un flusso strutturato per inserire e aggiornare le anagrafiche dei fornitori. In questo modo:

• si evitano scambi di email dispersivi e parziali tra fornitori e uffici interni;
• si riducono gli errori di trascrizione nelle anagrafiche;
• si responsabilizzano i fornitori, che compilano direttamente i propri dati;
• si inseriscono dati coerenti con il gestionale, grazie al controllo automatico sull’anagrafica già esistente.