L’azienda: VULCAN

Vulcan, Società Italiana Gas Liquidi Spa, nasce oltre 50 anni fa con lo scopo di fornire alla Sua clientela energia pulita ed economica.

Sin dall’inizio della propria storia l’azienda ha visto nei gas enormi potenzialità sia in termini di rendimento che di economicità di esercizio. Operare al fianco dei clienti ha permesso di conoscere le esigenze del mondo dell’industria e di quello del trasporto, non tralasciando le abitudini dei privati nel riscaldare le loro case non servite dalle reti cittadine.

La società è stata sempre attenta sia ai contesti macroeconomici sia alla sostenibilità delle sue azioni. La sfida sta nel saper coniugare lo sviluppo con il rispetto per l’ambiente e la salute del pianeta. È da qui che nasce l’impegno del gruppo ad aprire i suoi investimenti nella produzione di energia da fonti totalmente rinnovabili.

L’esigenza

Vulcan ha manifestato l’esigenza di digitalizzare il processo di redazione e firma dei contratti con i propri clienti, con l’obiettivo di eliminare completamente l’utilizzo della carta, rendendo il processo più snello e al contempo garantire la piena validità legale dei documenti sottoscritti digitalmente.

Questa esigenza nasce dalla volontà di:

• Ridurre i tempi di gestione e approvazione dei contratti.
• Migliorare l’esperienza del cliente, offrendo modalità di firma semplici e accessibili.
• Aumentare la tracciabilità e il controllo delle operazioni contrattuali.
• Minimizzare l’impatto ambientale legato all’uso della carta.
• Integrare il processo contrattuale con i sistemi informativi aziendali per una gestione più efficiente.

La soluzione

Per rispondere all’esigenza di Vulcan è stata implementata una soluzione integrata basata su ARXivar e il portale di firma elettronica BIX-SIGN. Il processo si articola in fasi chiave ottimizzate per la gestione digitale dei contratti:

• Compilazione guidata del contratto e degli allegati.
• Attivazione del workflow di Controllo e approvazione del documento, che una volta pronto viene predisposto per la firma digitale.
• Approvazione e Firma remota del cliente tramite BIX-SIGN.
• Controfirma di Vulcan e invio del plico elettronico al cliente come copia conforme.
• Conservazione Digitale dei documenti archiviati tramite il servizio di Conservazione a norma di ARXivar, in conformità con la normativa vigente.
• Monitoraggio e controllo in tempo reale di ogni fase del processo.

BENEFICI

Grazie all’utilizzo di ARXivar, Vulcan ha riscontrato i seguenti benefici:

• Validità Legale e Sicurezza
• Efficienza Operativa
• Accessibilità e Comodità
• Riduzione dei Costi
• Sostenibilità Ambientale
• Integrazione e Automazione
• Monitoraggio e Controllo in Tempo Reale