Soluzione realizzata da Impresoft - GN Techonomy
Settore: Retail
Funzione: Risorse umane
Esigenza
Il nostro cliente è un retailer in forte espansione che vanta centinaia di punti vendita sul territorio italiano. Il percorso di crescita è sostenuto da un ritmo costante di nuove aperture, con oltre 100 nuovi negozi inaugurati nell’ultimo anno.
La direzione del personale si trova a gestire un flusso documentale estremamente elevato, legato alla ricerca, selezione e formalizzazione delle assunzioni. La complessità è ulteriormente amplificata dall’elevato turnover dei dipendenti nei punti vendita esistenti. In media, vengono gestiti circa 300 contratti al mese, tra nuove assunzioni e variazioni contrattuali.
La direzione aziendale ha espresso l’esigenza di digitalizzare integralmente il processo di contrattualistica con i dipendenti, al fine di migliorare l’efficienza operativa, ridurre i tempi di gestione e garantire la conformità normativa.
Realizzazione
Il progetto ha avuto inizio con una mappatura approfondita dei processi HR e dei modelli contrattuali in uso. La soluzione implementata si basa sull’integrazione tra:
- ARXIVAR NEXT, per la gestione documentale e dei workflow approvativi.
- BIX-SIGN, per la firma elettronica remota dei documenti.
È stato sviluppato un workflow articolato in sei macro-fasi:
- Importazione automatica di un file excel strutturato contenente i nominativi e i dati contrattuali.
- Verifica formale dei dati anagrafici da parte degli utenti HR.
- Definizione del template contrattuale (nuova assunzione, variazione, ecc.).
- Revisione del contratto generato in formato word, con possibilità di modifica prima della conversione in PDF.
- Invio del contratto via email tramite BIX-SIGN, con allegato il Welcome Kit personalizzato per il dipendente.
- Accesso e firma elettronica da parte del dipendente, con ritorno automatico del documento firmato e tracciabilità completa.
Risultati
L’implementazione del workflow e della firma elettronica remota ha permesso di automatizzare un processo precedentemente molto oneroso per gli utenti HR:
- Attività che richiedevano 2-3 giorni sono ora completate in 4 ore.
- Processi che richiedevano una settimana sono stati ridotti a 1 giorno.
- Il dipendente può firmare il contratto in pochi minuti, senza necessità di stampare o inviare documentazione cartacea.
- In caso di contenzioso, tutta la documentazione è recuperabile dalla piattaforma di conservazione elettronica a norma.
Il progetto ha portato alla digitalizzazione completa dei processi di assunzione, onboarding, rinnovo e modifica contrattuale, con benefici tangibili in termini di efficienza, compliance e user experience.
Si sta procedendo con la realizzazione di un progetto simile legato però alla contrattualistica fornitori.
Inoltre, il cliente sta valutando l’estensione del modello ad altri processi HR, come la gestione delle ferie, delle cessazioni e delle comunicazioni interne, con l’obiettivo di costruire un ecosistema HR completamente digitale e integrato.
Impresoft - GN Techonomy
Dal 1995, GN Techonomy – oggi parte del Gruppo Impresoft – è il partner di riferimento per le aziende che vogliono trasformare l’innovazione tecnologica in vantaggio competitivo. Offriamo soluzioni enterprise all’avanguardia, progettate per ottimizzare i processi, aumentare l’efficienza e garantire risultati concreti e duraturi.
Grazie all’expertise dei nostri consulenti e alla collaborazione con i principali player tecnologici – tra cui Oracle, IBM, Abletech e Software AG – mettiamo a disposizione una suite completa di soluzioni scalabili, pensate per supportare sia le grandi organizzazioni che le realtà in crescita. Il nostro obiettivo? Rendere ogni cliente protagonista nel proprio settore.
GN Techonomy opera con due sedi operative:
- Milano – Headquarter: il centro direzionale e commerciale, in Via Bisceglie 66.
- Calusco d’Adda (BG) – Polo Tecnologico: il cuore pulsante dell’innovazione, dove le idee diventano progetti e la tecnologia prende forma.
Dal 2018, la sinergia tra GN Techonomy e Abletech ha dato vita a connettori certificati tra gli ERP Oracle e la suite documentale e BPM ARXIVAR. Questa integrazione rappresenta un acceleratore fondamentale per la digitalizzazione dei processi aziendali, offrendo alle imprese strumenti evoluti per gestire documenti, workflow e compliance in modo semplice, sicuro ed efficiente.
