Soluzione realizzata da CHC
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il cliente gestisce un ampio flusso di richieste telefoniche provenienti da utenti e clienti che necessitano supporto, informazioni o attivazioni di pratiche.
L'obiettivo era quello di semplificare e automatizzare la gestione delle telefonate, trasformandole in dati strutturati, eliminando il rischio di errori e dispersione delle informazioni, e assicurando una tracciabilità completa.
Le principali criticità da affrontare erano:
- registrare in modo preciso e automatico le richieste ricevute via telefono
- smistare le richieste nei corretti processi e reparti interni
- ridurre il carico di lavoro manuale degli operatori
- evitare la perdita di informazioni fondamentali per la gestione clienti
Realizzazione
Grazie all'integrazione tra CallFlow e ARXivar NEXT, è stata sviluppata una soluzione che sfrutta l'intelligenza artificiale per trasformare ogni chiamata in un momento di connessione intelligente, capace di raccogliere, interpretare e registrare in automatico ogni informazione ricevuta.
Il processo è così strutturato:
- L'utente compone il numero dedicato a CallFlow.
- Un sistema di AI guidata (voce o DTMF) dialoga con l'utente e raccoglie le informazioni necessarie (nome, richiesta, numero pratica, priorità ecc.).
- I dati raccolti vengono immediatamente trasferiti in ARXivar NEXT e archiviati nella classe documentale corretta, associata a processi e utenti interni specifici.
- In caso di pratiche o task specifici, ARXivar avvia automaticamente il flusso documentale o il task planner, con assegnazione al reparto competente e scadenze collegate.
- Tutto il processo è monitorabile in tempo reale e permette una gestione trasparente e tracciata delle interazioni telefoniche.
Risultati
L'implementazione del servizio CallFlow ha portato benefici tangibili e immediati, tra cui:
- Azzeramento della perdita di informazioni ricevute via telefono
- Eliminazione di passaggi manuali e rischio di errore umano
- Riduzione drastica dei tempi di gestione delle richieste telefoniche
- Aumento della soddisfazione del cliente finale, che percepisce rapidità, precisione e attenzione
- Tracciabilità completa di ogni richiesta e telefonata, utile anche per audit, statistiche e controllo qualità
Con CallFlow, ogni telefonata diventa un flusso strutturato, ordinato e integrato nei processi aziendali, liberando tempo e risorse per ciò che conta davvero: le persone e le loro esigenze.
CHC
CHC Business Solutions
Dove l’analisi incontra l’innovazione. Dove ogni processo diventa un vantaggio competitivo.
In un panorama in continua evoluzione, in cui digitalizzare non basta più, CHC Business Solutions si distingue per un approccio profondo, analitico e personalizzato nella gestione dei processi aziendali.
Non siamo solo implementatori di tecnologie: siamo alleati strategici. Accompagniamo le imprese nel ridisegnare i propri flussi operativi, mappando le esigenze reali, traducendole in soluzioni digitali su misura e integrando il tutto in modo fluido e scalabile grazie ad ARXivar Next.
✅ Know-how solido e multidisciplinare
Da oltre 20 anni aiutiamo aziende di ogni settore a:
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comprendere le inefficienze dei processi interni
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ripensare l’organizzazione del lavoro in ottica digitale
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ottimizzare tempi, risorse e risultati
Il nostro team unisce consulenti di processo, analisti funzionali e tecnici certificati, garantendo soluzioni concrete e misurabili.
