Soluzione realizzata da CHC
Settore: Servizi
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il cliente riceve quotidianamente un elevato volume di documenti attraverso canali eterogenei (email, PEC, portali, upload diretti). Questi documenti contengono richieste, reclami, attivazioni, segnalazioni o informazioni operative che necessitano di essere gestite con urgenza, precisione e tracciabilità.
Le sfide principali erano:
- analizzare il contenuto dei documenti ricevuti in modo intelligente
- classificare correttamente le richieste in base al contenuto e al contesto
- smistare ogni documento al reparto o all'utente competente senza intervento manuale
- estrarre automaticamente i dati strutturati contenuti nei documenti per alimentare processi aziendali
- generare un riassunto chiaro e leggibile per velocizzare la presa in carico
Realizzazione
È stata sviluppata una soluzione combinata che sfrutta ARXivar NEXT e l'intelligenza artificiale per creare un sistema automatico di lettura, comprensione, classificazione e smistamento dei documenti in entrata.
Il processo si articola in queste fasi:
- Il documento arriva in azienda (via email, portale, PEC, ecc.) e viene acquisito automaticamente in ARXivar NEXT
- Un motore di AI semantica analizza il contenuto del documento (PDF, Word, immagine OCR, …) identificando:
- il tipo di richiesta
- il contesto operativo
- i dati strutturati rilevanti (n° ordine, cliente, codice pratica, date, oggetto, priorità, ecc.)
- Viene generato automaticamente un riassunto sintetico e chiaro del contenuto, allegato al documento in ARXivar
- Il documento viene assegnato al reparto o all'utente corretto in base al tipo di richiesta, all'area di competenza e al carico di lavoro
- Se necessario, viene attivato un workflow in ARXivar con le azioni da svolgere, le scadenze e i responsabili
Risultati
Grazie alla sinergia tra ARXivar NEXT e AI, il cliente ha ottenuto:
- Abbattimento dei tempi di gestione dei documenti ricevuti
- Eliminazione degli errori di smistamento e assegnazione
- Gestione completa delle richieste in tempi rapidi, senza colli di bottiglia
- Riduzione drastica dell'attività manuale da parte del personale amministrativo
- Standardizzazione delle risposte e dei processi interni
- Migliore qualità del servizio offerto al cliente finale, che riceve risposte più rapide e precise
Grazie a questa soluzione, ogni documento ricevuto diventa un'informazione strutturata, utile e subito operativa: l'intelligenza artificiale non si limita a leggere, ma comprende e valorizza il contenuto, liberando tempo e risorse per attività a più alto valore.
CHC
CHC Business Solutions
Dove l’analisi incontra l’innovazione. Dove ogni processo diventa un vantaggio competitivo.
In un panorama in continua evoluzione, in cui digitalizzare non basta più, CHC Business Solutions si distingue per un approccio profondo, analitico e personalizzato nella gestione dei processi aziendali.
Non siamo solo implementatori di tecnologie: siamo alleati strategici. Accompagniamo le imprese nel ridisegnare i propri flussi operativi, mappando le esigenze reali, traducendole in soluzioni digitali su misura e integrando il tutto in modo fluido e scalabile grazie ad ARXivar Next.
✅ Know-how solido e multidisciplinare
Da oltre 20 anni aiutiamo aziende di ogni settore a:
-
comprendere le inefficienze dei processi interni
-
ripensare l’organizzazione del lavoro in ottica digitale
-
ottimizzare tempi, risorse e risultati
Il nostro team unisce consulenti di processo, analisti funzionali e tecnici certificati, garantendo soluzioni concrete e misurabili.
