Archiviazione documenti tecnici con QR Code | ARXivar

L'azienda cliente, operante nel settore edile, aveva la necessità di gestire in modo ordinato e accessibile tutti i documenti tecnici e amministrativi legati ai mezzi aziendali (come muletti e gru) e ai cantieri. Parliamo di manuali d'uso, libretti, istruzioni per la manutenzione, ma anche documenti con scadenze come bollo, assicurazione o piani di sicurezza.

La sfida principale era rendere questi documenti facilmente consultabili direttamente sul campo da chi utilizza i mezzi o lavora nei cantieri, evitando la dispersione delle informazioni e garantendo il rispetto delle scadenze.

Grazie ad ARXivar è stato realizzato un sistema digitale basato sull'uso di QR Code associati a ogni mezzo o cantiere.

Per ogni mezzo o cantiere è stata innanzitutto creata un'anagrafica all'interno di ARXivar completa di nome, descrizione e codice identificativo. A questa anagrafica possono essere collegati tutti i documenti tecnici necessari:

• assicurazione;
• bollo;
• libretto;
• autorizzazione alla circolazione;
• manuali tecnici;
• piani di sicurezza;
• piani di sviluppo;
• ecc.

A ciascuna anagrafica possono essere associati più documenti. Collegare la documentazione è molto semplice: basta selezionare dal menù a tendina l'anagrafica di riferimento (in questo caso, del mezzo o del cantiere).

Si procede poi alla generazione automatica del QR Code per ogni anagrafica. Se in un'anagrafica vi sono più documenti, è possibile scegliere quali includere o meno, oppure organizzarli in sottocartelle per facilitare la ricerca. Il QR Code può essere poi stampato e applicato fisicamente sul mezzo o nel cantiere. La sua scansione consentirà di visualizzare agevolmente la relativa documentazione, tramite un'interfaccia user friendly sviluppata ad hoc utilizzando le chiamate API di ARXivar.

Per i documenti soggetti a rinnovo (es. assicurazione), viene inserita la data di scadenza che avvierà automaticamente un workflow con task e avviso via email per ricordare la scadenza imminente. Una volta inserito il documento rinnovato, il sistema mantiene lo storico ma mostra sempre l'ultima versione aggiornata. In questo modo ARXivar diventa anche un contenitore per conservare la vecchia documentazione di cantieri e mezzi, anche di quelli rottamati o venduti.

Questa soluzione è scalabile su qualsiasi tipo di anagrafica e documento cui il cliente ha bisogno di accedere con facilità. L'azienda in questione, per esempio, ha scelto di implementarla successivamente anche per gestire i documenti associati ai dipendenti, in particolare le patenti di guida degli autisti, e altre future applicazioni rimangono possibili.

I principali benefici riscontrati a seguito dell'implementazione di questa soluzione sono:

• Accesso immediato alla documentazione cercata tramite QR Code scansionabile velocemente con qualsiasi dispositivo.
• Consultazione semplificata e veloce: niente più ricerche nei faldoni o nei server aziendali, basta una scansione per avere subito il documento giusto.
• Nessun documento perso o dimenticato: tutto è centralizzato e tracciato in digitale.
• Gestione efficiente delle scadenze, con notifiche automatiche e archiviazione storico sempre disponibile.
• Archiviazione digitale strutturata, consultabile in ogni momento da chiunque in azienda grazie a filtri avanzati, con tracciabilità e versioning automatico.