Semplificazione nella gestione dell’ufficio acquisti | ARXivar

Semplificazione ed implementazione del processo organizzativo dell'ufficio acquisti aziendale con un parco di circa 500 fornitori; il settore è quello della fornitura di Gas Tecnico e Medicale, su scala nazionale. L'obiettivo del progetto è quello di gestire gli ordini ai fornitori in maniera precisa e puntuale oltre che l'approvazione degli stessi in base ai diversi livelli di budget a disposizione degli operatori e dei responsabili del reparto acquisti. Date certe di consegna, prezzi dichiarati e disponibilità del materiale richiesto sono alla base della gestione del processo di acquisto.

La possibilità di diminuire le tempistiche riguardanti l'approvazione dei preventivi, di scegliere le forniture più coerenti con le richieste aziendali creano i presupposti per ottimizzare i processi aziendali sia interni che verso le aziende coinvolte nel ciclo passivo.

Ogni fornitore possiede le proprie credenziali al portale ARXivar pubblicato. È stata implementata l'autenticazione a due fattori per garantire la sicurezza degli accessi.

L'operatore dell'ufficio acquisti emette una proposta di acquisto con una data di consegna richiesta tramite il gestionale in uso. Se l'importo rispetta il plafond a lui assegnato l'ordine procede tramite l'invio di una e-mail al fornitore designato, altrimenti è necessaria l'approvazione del responsabile. Tale e-mail contiene il link ad un task il cui esecutore è l'utente abbinato al fornitore.

All'interno di tale task, il fornitore inserisce data di consegna e prezzo che riesce a garantire, confermando o meno quelle proposte.

Se tali valori sono convalidati, la proposta di ordine diventa ordine ed il flusso avanza, altrimenti torna all'operatore e al responsabile per autorizzare le variazioni di prezzo e data che torneranno con un nuovo task al fornitore. In questa maniera ogni ordine a fornitore risulta perfettamente concordato fra le parti e si riducono drasticamente le non conformità da gestire.

Il workflow realizzato ha portato all'azienda una notevole velocizzazione dei tempi di approvazione di un singolo ordine, un maggiore controllo sull'ammontare dei valori di acquisto per singolo buyer/reparto, una riduzione considerevole delle non conformità a fornitore e, in generale, una migliorata gestione di tutto il patrimonio documentale relativo al ciclo passivo.

Lo stesso vale per il rapporto con il fornitore che, grazie all'automazione, riesce in maniera sintetica a dichiarare le condizioni di fornitura in una soluzione all-in-one bidirezionale.

Non ultimo, la digitalizzazione del processo consente nel lungo periodo, una visione statistica delle performance/qualità dei servizi di ciascun fornitore.