Archiviazione, approvazione e firma dei timesheet dipendenti | ARXivar

L'esigenza presentata dal cliente era quella di automatizzare le procedure di gestione dei cartellini mensili personali (timesheet) per la rendicontazione delle attività di progetto.

In particolare, il cliente ha manifestato le necessità di seguito elencate:

1. eliminare la gestione cartacea dei documenti, favorendone la completa digitalizzazione;
2. facilitare la ricerca dei documenti, rendendo il processo più rapido e intuitivo;
3. automatizzare i processi di verifica e raccolta firme, riducendo la necessità di interventi manuali;
4. organizzare strutturata dei documenti, raggruppandoli all'interno di fascicoli facilmente consultabili;
5. formalizzare l'archiviazione dei documenti, garantendo una gestione centralizzata e sicura.

Il progetto, quindi, tramite la piattaforma digitale ARXivar NEXT, si pone l'obiettivo di centralizzare l'organizzazione e la gestione dei timesheet, offrendo delle soluzioni per rispondere alle esigenze del cliente.

Successivamente alla fase di analisi in cui sono stati formalizzati i requisiti espressi dal cliente, sono state progettate e implementate le seguenti funzionalità:

• Creazione delle utenze in ARXivar NEXT: configurazione delle credenziali utente per consentire l'accesso degli utenti al sistema mediante Log-on provider esterno;
• Integrazione con software esterno, utile alla compilazione ed elaborazione dei documenti e condivisione mapping dipendente – utente ARXivar NEXT;
• Gestione dei permessi utente: definizione delle operazioni consentite (visualizzazione e modifica) in base al gruppo di appartenenza, garantendo in questo modo un controllo delle autorizzazioni;
• Creazione delle classi documentali e relative maschere: configurazione delle classi documentali e delle maschere associate per consentire la corretta acquisizione e classificazione del documento da firmare;
• Importazione Automatica e rilevazione delle ore lavorate mediante l'ausilio delle funzionalità di AI;
• Automazione del processo di firma digitale: Una volta acquisiti i documenti con i corrispondenti metadati, il processo si articola come segue:
  • con i metadati recuperati, vengono inviate delle e-mail al dipendente che gli notifica la presenza di un documento da firmare
  • il dipendente dovrà quindi procedere con l'apposizione della firma digitale
  • successivamente, il processo provvederà a contattare, sempre via e-mail, il responsabile di riferimento
  • anche il responsabile provvederà a firmare digitalmente il documento
• Gestione automatizzata della fascicolazione: preventivamente, vengono impostate delle regole di fascicolazione automatica, che suddividono i documenti per Pratiche di riferimento, Anno, Mese;
• Archiviazione e consultazione: il documento una volta firmato e controfirmato, viene archiviato in ARXivar. Tutti i cedolini mensili personali vengono fascicolati e resi disponibili ad una futura consultazione.

L'implementazione delle funzionalità precedentemente descritte ha portato importanti vantaggi operativi e gestionali per il cliente in ambito di:

• Riduzione dei tempi di ricerca e organizzazione documentale: eliminando l'utilizzo del cartaceo e digitalizzando tali documenti, gli utenti possono accedere facilmente a qualsiasi documento.
• Minimizzazione degli errori: tramite l'automazione di tale processo che prevede l'utilizzo di notifiche automatiche di sollecito e firme digitali, si riduce la possibilità di errori umani e si migliora la tracciabilità dei documenti. La rilevazione delle ore lavorate, inoltre, ha facilitato le verifiche che precedentemente erano eseguite in modalità totalmente manuale.
• Classificazione strutturata: un'organizzazione strutturata dei documenti all'interno della piattaforma ARXivar NEXT, consente all'utente di avere una visione completa e immediata dello stato attuale della documentazione posseduta.