L'azienda: BALOCCO

L'azienda Balocco, nata nel 1927, opera in due divisioni principali di prodotto: la divisione ricorrenze, con panettoni, pandoro, colombe, torte e uova di cioccolato, e la divisione continuativi, dedicata ai biscotti da prima colazione (biscotti frollini classici, ricchi, integrali) e wafers.

La mission di Balocco si basa su qualità, tradizione e innovazione. L'azienda si impegna a offrire prodotti dolciari che uniscono bontà e genuinità, usando materie prime di alta qualità con un'attenzione particolare alla sostenibilità e all'innovazione.

Balocco oggi è presente in oltre 70 paesi del mondo, con un volume d'affari complessivo di 254 milioni di euro nel 2023 .

L'esigenza

L'azienda ha espresso l'esigenza di avere un processo di digitalizzazione documentale e di BPM. Gli obiettivi della direzione riguardavano in particolare:

• digitalizzazione dei processi, implementando una soluzione di Business Process Management (BPM) per digitalizzare e archiviare in modo ottimizzato i documenti legati ai processi aziendali chiave.
• condivisione facilitata attraverso una piattaforma che consenta la condivisione di informazioni e documenti in modo semplice tra il personale.

Le esigenze specifiche di ottimizzazione erano rivolte ad una:

• maggiore efficienza nel processo approvativo, riducendo la gestione e la circolazione di documenti cartacei per il processo "Ciclo Passivo – Approvazione Fatture d'Acquisto", diminuendo i tempi di approvazione e l'impegno del personale utilizzato.
• migliore collaborazione e monitoraggio delle attività, fornendo strumenti che facilitino l'interazione tra operatori e offrano un monitoraggio preciso delle attività e dei flussi documentali.

La soluzione

Bios Management ha individuato come soluzione alla richiesta di Balocco lo sviluppo di un processo approvativo totalmente digitalizzato delle fatture passive ed integrazione con il gestionale esistente.

Acquisizione delle fatture:

• acquisizione delle fatture dalle cartelle monitorate di TeamSystem, più integrazione tramite WebAPI.
• verifica Regole di Univocità: controllo per garantire che ogni fattura sia unica e correttamente registrata.

Normalizzazione dei dati delle fatture:

• lettura, normalizzazione e registrazione dei campi delle fatture XML.
• estrazione e lettura dei valori di imponibile e importi e categoria fornitore tramite integrazione con l'ERP.

Creazione automatica progressivo fattura:

• creazione automatica del progressivo fattura in base alle nomenclature fornite dal cliente.

Processo di approvazione delle fatture fornitori:

• identificazione automatica dell'Approvatore sulla base della categoria assegnata dal gestionale.
• varie opzioni di Approvazione per gli utenti e di successivo pagamento.
• registrazione contabile su Gestionale ERP, e reperimento dei protocolli di registrazione tramite integrazione WebAPI.

BENEFICI

Successivamente alla soluzione proposta e sviluppata, Balocco ha riscontrato diversi benefici:

• ottimizzazione dei processi documentali, eliminando la gestione cartacea e automatizzando il processo di approvazione delle fatture d'acquisto;
• miglioramento della collaborazione e condivisione dei documenti, accessibili a tutto il personale;
• maggiore controllo e tracciabilità dei processi in tempo reale;
• risparmio sui costi operativi e riduzione degli errori dovuti alla gestione manuale.