Soluzione realizzata da ONEDOC
Settore: Multisettore
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza
I documenti che un fornitore deve mettere a disposizione per essere conforme alle direttive indicate dall'azienda e dalle norme vigenti in quel momento sono numerosi (es. documenti censimento fornitori DURC, DURF …).
L'esigenza emersa da parte dell'azienda cliente è stata quella di disporre di un sistema che permettesse di gestire in maniera organizzata questa mole di documenti.
Le principali necessità evidenziate dal cliente sono state:
- poter selezionare la tipologia del servizio reso dal fornitore, così che venga proposto in automatico un elenco di documenti necessari a quella specifica tipologia, potendoli flaggare/deflaggare;
- impostare un reminder per i documenti con una scadenza periodica, che prevedesse l'invio di notifiche direttamente al fornitore per richiederne l'aggiornamento;
- la possibilità per il fornitore, opportunamente profilato, di poter caricare la documentazione richiesta direttamente sulla piattaforma;
- poter verificare in qualsiasi momento la conformità della documentazione caricata e chiedere eventuali integrazioni.
Realizzazione
La soluzione proposta semplifica e ottimizza la gestione della conformità dei fornitori attraverso un processo chiaro e strutturato. Gli utenti incaricati hanno a disposizione una maschera intuitiva per inserire le informazioni chiave del fornitore, come dati anagrafici, categoria e sottocategorie, con la possibilità di selezionare più opzioni. Una volta confermate le informazioni, il sistema avvia automaticamente il flusso di gestione.
Inizialmente, viene richiesto il caricamento della documentazione obbligatoria, valida per tutte le sottocategorie selezionate, seguito dalla documentazione specifica per ciascuna. Il sistema distingue tra documenti obbligatori e facoltativi, a seconda delle scelte effettuate. Inoltre, se viene attivata una deroga, il caricamento di un documento diventa facoltativo, ma dovrà essere fornita una motivazione.
Per i documenti con scadenza, la piattaforma invia automaticamente una richiesta per caricare la versione aggiornata all'approssimarsi della data di scadenza.
Nel caso di fornitori che operano in più categorie, il processo di qualifica è gestito separatamente per ogni categoria, in modo che venga richiesta solo la documentazione mancante. Una volta completato il processo di verifica, il fornitore viene qualificato, e il sistema genera automaticamente una scheda che viene inviata all'utente incaricato per l'inserimento nel sistema aziendale.
Tutta la documentazione è organizzata in modo semplice e chiaro, con una struttura gerarchica che permette di visualizzare facilmente i dati per fornitore, categoria e sottocategoria.
Risultati
A seguito dell'implementazione di questa soluzione, l'azienda cliente ha riscontrato numerosi benefici, tra cui:
- semplificazione e velocizzazione del processo di inserimento delle informazioni;
- automazione del flusso di gestione, riducendo gli interventi manuali;
- centralizzazione e organizzazione della documentazione, migliorando accesso e ricerca;
- flessibilità nella gestione di fornitori multi-categoria;
- controllo continuo sulla scadenza e aggiornamento dei documenti;
- riduzione degli errori grazie all'automazione del caricamento e della validazione;
- notifiche automatiche per un monitoraggio puntuale delle fasi del processo;
- facile integrazione con il sistema ERP aziendale;
- visibilità completa dello stato di conformità dei fornitori.
ONEDOC
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Comprendere a fondo le esigenze dei Clienti, interpretarle e tradurle in una offerta personalizzata è la mission della 1Doc.
La proposta offerta è progressiva e modulare, concordata insieme al cliente, una fase dopo l’altra: dall’ideazione all’analisi, dalla progettazione alla realizzazione, dai test di collaudo all’affiancamento al personale e la formazione. Attraverso il proprio team di esperti è garantita, inoltre, una costante presenza con dei servizi post vendita al fine di mantenere la promessa di valorizzare gli asset dei propri clienti ed affiancarli nel raggiungere obiettivi sempre più importanti.
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